Zahlen im Lebenslauf, wenn Sie glauben, keine zu haben

Jedem wurde schon gesagt, er solle seine Erfolge mit Zahlen belegen. Der Rat stimmt und ist für sich genommen fast nutzlos, denn wer ihn am dringendsten braucht, schaut auf die eigene Arbeit und sieht dort beim besten Willen keine einzige Zahl.

Lehrkräfte, Pflegepersonal, Verwaltungskräfte, Support, Forschende, alle in Berufen, deren Ergebnis eine Leistung und keine Kennzahl ist: Der Standardrat liest sich, als wäre er für den Vertrieb geschrieben. Wurde er nicht, aber die Beispiele sind es immer, und genau deshalb verpufft er.

Dieser Text handelt darum überwiegend vom schwierigen Fall. Was tun, wenn an Ihrer Arbeit nie etwas gemessen wurde.

Warum eine Zahl den Satz verändert

Zwei Stichpunkte über dieselbe Tätigkeit.

Verantwortlich für die Lieferantenbeziehungen des Unternehmens.

Betreute 40 Lieferanten in drei Ländern und verhandelte die zehn größten Verträge neu, was jährlich rund 60.000 Euro einsparte.

Der zweite ist nicht besser, weil Zahlen beeindrucken. Er ist besser, weil er überprüfbar ist. Eine Leserin kann sich die Stelle vorstellen, sie mit der zu besetzenden vergleichen und sich ein Urteil bilden. Der erste Satz bietet nichts zum Urteilen, also entsteht überhaupt kein Eindruck.

Das ist der eigentliche Mechanismus. Ein vager Stichpunkt wird nicht als bescheiden gelesen, er wird gar nicht gelesen. Zahlen geben etwas zum Festhalten, und Festhalten ist der Grund, warum jemand weiterliest.

Es gibt einen zweiten Effekt. Eine Zahl zwingt Sie, den Gedanken zu Ende zu bringen. Es ist ausgesprochen schwierig, "steigerte" zu schreiben und dann zu verstummen. Ein starkes Verb stellt die Falle, die Zahl lässt sie zuschnappen, weshalb dieser Text eng zu aktive Verben im Lebenslauf gehört.

Die vier Arten von Zahl

Fast jede brauchbare Zahl im Lebenslauf gehört zu einer von vier Kategorien. Die Liste zu kennen, reicht oft schon, um eine zu finden.

Geld. Verantwortetes Budget, beeinflusster Umsatz, gesenkte Kosten, erzielte Einsparungen, Vertragsvolumen, eingeworbene Mittel. Beachten Sie "verantwortet" und "beeinflusst": Sie müssen nichts selbst verkauft haben, um die Größenordnung Ihres Verantwortungsbereichs zu nennen.

Zeit. Wie lange etwas vor und nach Ihrer Änderung dauerte, wie viel Zeit Sie zurückgegeben haben, wie schnell Sie im Verhältnis zum Plan geliefert haben. Zeit ist die am breitesten verfügbare und am seltensten genutzte Kennzahl, weil kaum jemand "früher zwei Tage, heute vier Stunden" als Erfolg wahrnimmt. Dabei ist es eine der besten Zahlen überhaupt.

Menge. Wie viele. Kunden, Vorgänge, Tickets, Schülerinnen, Patienten, Transaktionen, Artikel, Standorte, Berichte, Teammitglieder. Menge gibt es in praktisch jedem Beruf und sie verlangt kein Auswertungssystem, nur dass Sie einmal gezählt haben.

Qualität oder Quote. Fehlerquote, Zufriedenheitswert, Kundenbindung, Anwesenheit, Bestehensquote, Verfügbarkeit, Einhaltungsquote, Konversion. Das ist die am häufigsten vergessene Kategorie und in nicht kommerziellen Rollen oft die wichtigste.

Enthält ein Stichpunkt nichts davon, beschreibt er meist eine Aufgabe statt einer Leistung, und keine Umformulierung repariert das. Sie brauchen einen anderen Stichpunkt, keinen besseren Satz.

Wie Sie nie erfasste Zahlen finden

Das ist der Teil, der wirklich hilft. Sie versuchen nicht, sich an Zahlen zu erinnern, Sie rekonstruieren sie.

Zählen Sie jetzt. Die meisten Größen in Ihrem Job waren stabil, also sagt Ihnen das heutige Zählen, was damals galt. Wie viele Personen im Team waren. Wie viele Kunden auf Ihrer Liste standen. Wie viele Berichte Sie im Monat erstellen.

Multiplizieren Sie eine Routine. Wenn Sie täglich etwa zwölf Anfragen bearbeitet und rund 220 Tage im Jahr gearbeitet haben, waren es etwa 2.600 im Jahr. Das ist ehrliche Rechnung, keine Erfindung, solange Sie "rund" schreiben.

Schauen Sie auf das Davor und Danach. Immer wenn Sie einen Prozess geändert haben, gab es einen Vorzustand. Er dauerte länger, kostete mehr, ging öfter schief oder brauchte mehr Personal. Die genauen Werte fehlen vielleicht, aber die Größenordnung erinnern Sie fast sicher.

Durchsuchen Sie Ihre eigenen Unterlagen. Alte Zielvereinbarungen, Beurteilungen, Übergabeprotokolle, Projektabschlüsse, Teamupdates, die Mail, in der Sie Ihrer Führungskraft Ergebnisse gemeldet haben. Bei den meisten Menschen liegen drei brauchbare Zahlen in einem Postfach, das sie nie durchsucht haben.

Fragen Sie eine ehemalige Kollegin. Für eine frühere Station bringt eine kurze Nachricht an jemanden, der noch dort ist, die Zahl schneller als jedes Erinnern.

Nutzen Sie Größe, wo Veränderung fehlt. Wenn Sie nicht sagen können, wie viel besser etwas wurde, sagen Sie, wie groß es war. "Verantwortlich für die Sicherheitsbegehungen in einem Krankenhaus mit 400 Betten" trägt Gewicht ohne jede Verbesserungsbehauptung.

Berufe, in denen nichts gemessen wird

Jetzt der schwierige Fall, ordentlich durchgespielt.

Lehrberufe. Klassengrößen, Schülerzahl, Jahrgangsstufen, Fächer, Bestehens- oder Notenentwicklung wo vorhanden, Fachbereichsbudget, Zahl betreuter Referendare, wie viele Lernende ein von Ihnen entwickeltes Curriculum durchlaufen haben. "Überarbeitete das Curriculum der Jahrgangsstufe 9 für einen Fachbereich von sechs Personen, eingesetzt bei 180 Lernenden pro Jahr" ist vollständig quantifiziert und enthält keine einzige Note.

Pflege und klinische Arbeit. Bettenzahl, Patientendurchlauf, Schichtstärke, Fallzahl, angeleitetes Personal, durchgeführte Audits, Schulungen. Klinische Ergebnisse sind selten einer Person zurechenbar und sollten nicht beansprucht werden, aber die Größenordnung Ihrer Arbeit gehört Ihnen.

Verwaltung und Assistenz. Menge ist hier überall: Anrufe, Vorgänge, Rechnungen, Buchungen, Akten, betreute Personen, gepflegte Systeme. Zeitersparnisse ebenso, denn ineffiziente Abläufe repariert meist die Verwaltung. "Baute die Ablagestruktur für ein Büro mit 60 Beschäftigten neu auf und senkte die Suchzeit von zehn Minuten auf unter eine" ist eine echte Leistung, die niemand gemessen hat.

Forschung und Hochschule. Publikationen, Zitationen wo relevant, Fördersumme, Kohortengröße, Datensätze, Konferenzen, betreute Abschlussarbeiten, Laufzeit von Studien.

Kreative Arbeit. Reichweite, Produktionsmenge, Durchlaufzeit, Kundenzahl, Kampagnengröße. Wer monatlich 40 Assets für acht Marken produziert hat, sagt etwas Konkretes, ohne den Umsatzeffekt zu behaupten.

Einstiegsstellen und Praktika. Hier tragen Größe und Häufigkeit, weil Verbesserungsangaben selten möglich sind. Der Ansatz steht ausführlicher in Lebenslauf ohne Berufserfahrung.

Das Muster ist überall dasselbe: Wenn Sie die Verbesserung nicht messen können, messen Sie die Arbeit. Größe, Häufigkeit und Umfang sind ebenfalls Quantifizierung und stehen allen zur Verfügung.

Ehrlich schätzen

Der häufigste Grund, Zahlen wegzulassen, ist die Angst, falsch zu liegen. Das Problem ist lösbar, und die Lösung ist ein einziges Wort.

Schreiben Sie "rund 60 Anfragen täglich", "etwa 30 Prozent schneller", "ungefähr 2 Millionen Jahresumsatz". Niemand erwartet geprüfte Zahlen in einem Lebenslauf, und eine geschätzte Zahl ist unendlich viel nützlicher als keine. Entscheidend ist, dass Sie auf Nachfrage erklären könnten, wie Sie darauf kommen, denn gelegentlich werden Sie gefragt.

Zwei Regeln halten Sie auf der sicheren Seite.

Beanspruchen Sie nie ein Ergebnis, das Sie nicht beeinflusst haben. Wenn der Umsatz in Ihrer Zeit um 40 Prozent wuchs und Sie im Facility Management gearbeitet haben, gehört diese Zahl nicht Ihnen. Sie an den eigenen Namen zu hängen, zerfällt bei der ersten Rückfrage.

Runden Sie im Zweifel nach unten. Eine verteidigbare kleinere Zahl schlägt eine beeindruckende, die Sie zurücknehmen müssen. "Über 30" ist sicherer als "40", wenn Sie unsicher sind, und kostet fast nichts.

Eine dritte Angewohnheit lohnt sich: Kennen Sie die Geschichte hinter jeder Zahl. Im Gespräch ist "wie kommen Sie auf 18 Prozent" eine völlig normale Frage, und "ich habe die Fehlbestandsberichte der sechs Monate davor und danach verglichen" eine völlig normale Antwort. Können Sie das für eine Zahl nicht, nehmen Sie die Zahl heraus.

Wohin Zahlen gehören und wohin nicht

Ans Ende Ihrer Stichpunkte. Die natürliche Form ist Handlung, Gegenstand, Ergebnis. "Baute das Onboarding für neue Mitarbeitende um und verkürzte die Zeit bis zum ersten Abschluss von neun auf fünf Wochen." Die Zahl steht hinten, weil dort der Blick stehen bleibt.

Ins Kurzprofil, sparsam. Ein oder zwei Zahlen oben stellen sofort die Größenordnung her. Mehr als zwei, und das Profil liest sich wie ein Dashboard. Beispiele zur richtigen Dichte in Kurzprofil im Lebenslauf.

Nicht in jeden Stichpunkt. Ein echter Fehler, gemacht von Menschen, die den Rat ernst genommen haben. Ein Lebenslauf, in dem alle achtzehn Stichpunkte auf eine Prozentzahl enden, ermüdet und wirkt unglaubwürdig. Zwei oder drei quantifizierte Punkte pro Station reichen, der Rest beschreibt den Umfang.

Nicht als Dekoration. "Nahm an 12 Schulungen teil" ist eine Zahl an etwas Belanglosem. Der Test lautet: Ändert die Zahl die Einschätzung der Leserin über Sie? Wenn nicht, ist der Stichpunkt Füllmaterial.

Nicht als Kenntnisbalken oder Note von zehn. Selbst vergebene Kompetenzwerte sind bedeutungslose Zahlen und gehören zu dem, was ganz verschwinden sollte, siehe häufige Lebenslauf-Fehler.

Die Zahlen zur Stelle passend wählen

Eine Feinheit, die einen guten Lebenslauf von einem generischen trennt: Nicht alle Ihre Zahlen sind für einen bestimmten Arbeitgeber gleich relevant, und die Anzeige sagt Ihnen, welche zählen.

Betont die Anzeige Kostenkontrolle, führen Sie mit Einsparungen und Budget. Betont sie Wachstum, mit Mengen und Steigerungsraten. Betont sie Tempo, mit Zeit. Sie ändern nicht Ihre Geschichte, Sie wählen, welche wahren Angaben oben stehen. Dieselbe Logik wie in den Lebenslauf an die Stellenanzeige anpassen und ATS-Keywords finden.

Auch die Passung der Größenordnung zählt. Haben Sie ein Team von drei geführt und die Stelle umfasst vier, schreiben Sie drei. Kandidaten verstecken ihre Zahlen oft aus Sorge, sie wirkten klein, dabei ist eine Zahl nahe an der eigenen des Arbeitgebers das Beruhigendste auf der Seite.

Eine komplette Umschreibung

Eine ganze Station, vorher und nachher. Büroleitung in einem mittelständischen Unternehmen.

Vorher

Verantwortlich für die Büroorganisation und die Unterstützung der Geschäftsleitung.

>

Bearbeitung eingehender Anrufe und Korrespondenz.

>

Organisation von Terminen und Reisen.

>

Pflege von Ablage und Unterlagen.

Jede Zeile stimmt und die Leserin erfährt nichts. Jede andere Bewerberin hätte dieselben vier Zeilen schreiben können.

Nachher

Führte den laufenden Bürobetrieb für einen Standort mit 60 Beschäftigten und unterstützte vier Geschäftsführer.

>

Bearbeitete als erste Anlaufstelle täglich rund 50 Anrufe und 100 E-Mails und löste die meisten ohne Eskalation.

>

Koordinierte Reisen und Veranstaltungen für ein Team von 12 mit einem Jahresbudget von 25.000 Euro, das durchgängig unterschritten wurde.

>

Baute nach einer Auditfeststellung die Dokumentenablage neu auf, senkte die Suchzeit von rund zehn Minuten auf unter eine und schloss die Feststellung bei der nächsten Prüfung.

Dieselbe Stelle, dieselbe Person, nichts erfunden. Die Zahlen waren immer da: Belegschaft, Anrufvolumen, Budget und das Davor und Danach eines Prozesses, den sie repariert hat. Sie hatte nur nichts davon für einen Erfolg gehalten, weil es sich damals nach einem gewöhnlichen Dienstag anfühlte.

Das ist die ehrliche Zusammenfassung des ganzen Themas. Den meisten Menschen fehlen keine Erfolge. Ihnen fehlt die Gewohnheit zu zählen.

Zahlen, die gegen Sie arbeiten

Nicht jede Zahl hilft, manche schaden. Prüfen Sie Ihren Entwurf darauf.

Eine Zahl, die einen kleinen Rahmen offenlegt, den Sie nicht offenlegen mussten. "Verantwortete ein Budget von 2.000 Euro" lädt zu einem Vergleich ein, den Sie verlieren. Ist der Wert wirklich bescheiden, beschreiben Sie die Verantwortung statt der Summe.

Eine Prozentzahl auf winziger Basis. "Vergrößerte das Team um 100 Prozent" nach einer einzigen Einstellung wirkt in dem Moment wie Schönfärberei, in dem jemand nachrechnet. Bei kleiner Basis nennen Sie die absoluten Zahlen.

Eine Zahl, die dem Unternehmen gehört und nicht Ihnen. "Tätig in einem Unternehmen mit 400 Millionen Umsatz" beschreibt Ihren Arbeitgeber. Als Kontext hinter dem Firmennamen in Ordnung, als Abschluss eines Stichpunkts nicht.

Eine Genauigkeit, die Sie unmöglich haben können. "Steigerte die Effizienz um 27,4 Prozent" wirkt erfunden, weil niemand einen allgemeinen Effizienzgewinn auf eine Nachkommastelle misst. Runde Zahlen sind glaubwürdiger als verdächtig genaue.

Zeiträume als Erfolg. "Zwei Jahre in dieser Position" steht bereits in Ihren Daten und fügt im Stichpunkt nichts hinzu.

Fangen Sie jetzt an zu zählen

Ein letzter praktischer Vorschlag, der sich über Jahre auszahlt. Legen Sie irgendwo eine einfache Textdatei an und ergänzen Sie eine Zeile, wenn etwas Messbares passiert: eine gemeldete Zahl, ein geänderter Prozess, eine Projektsumme, ein Kundenlob mit einer Zahl darin. Drei Minuten im Monat.

Beim nächsten Update Ihres Lebenslaufs rekonstruieren Sie nicht vier Jahre aus dem Gedächtnis. Sie wählen aus einer Liste.

Häufige Fragen

Was, wenn mein Arbeitgeber keine Zahlen freigibt?

Nutzen Sie relative statt absoluter Werte. "Senkte die Bearbeitungskosten um etwa ein Fünftel" sagt etwas Echtes, ohne ein Budget preiszugeben. Prozentwerte, Verhältnisse und Teamgrößen sind fast nie vertraulich.

Sind Prozentwerte besser als absolute Zahlen?

Was im Kontext aussagekräftiger und zugleich ehrlich ist. 50 Prozent Zuwachs auf einer Basis von vier ist irreführend, "von 4 auf 6" die fairere Fassung. Umgekehrt ist "steigerte den Umsatz um 300.000 Euro" bei sehr großer Basis stärker als "um 2 Prozent".

Braucht jeder Stichpunkt eine Zahl?

Nein. Zwei oder drei quantifizierte Punkte pro Station genügen. Der Rest darf den Umfang abstecken. Eine Wand aus Prozentwerten liest sich wie eine Vorlage, nicht wie ein Werdegang.

Was, wenn ich den genauen Wert nicht mehr weiß?

Schätzen und das kenntlich machen. "Rund", "etwa" und "über" sind zulässig, solange Sie Ihre Herleitung im Gespräch erklären könnten.

Helfen Zahlen beim Bewerbermanagementsystem?

Nicht direkt, denn gesucht wird nach Substantiven, nicht nach Werten. Zahlen wirken auf den Menschen, der nach der Suche liest, und dieser Schritt entscheidet über die Einladung.

Gehören Zahlen auch ins Anschreiben?

Ja, aber sparsam und nicht dieselben. Ein Anschreiben, das zwei bis drei Kennzahlen aus dem Lebenslauf aufgreift und erklärt, wie sie zustande kamen, wirkt deutlich stärker als eines, das die Aufzählung wiederholt. Der Lebenslauf zeigt das Ergebnis, das Anschreiben erzählt den Weg dorthin.

Was, wenn meine beste Zahl aus einer alten Station stammt?

Dann steht sie eben dort und darf trotzdem ins Kurzprofil, sofern sie zur Zielstelle passt. Eine starke Zahl von vor sechs Jahren ist besser als gar keine, solange sie nicht den Eindruck erweckt, seitdem sei nichts mehr passiert.

Mein Beruf hat wirklich keine Kennzahlen. Was nun?

Dann quantifizieren Sie die Arbeit statt des Ergebnisses: wie viele Personen, wie oft, wie groß, über welchen Zeitraum. Größe ist eine legitime Zahl und in jedem Beruf vorhanden.

Prüfen Sie, ob Ihre Stichpunkte etwas sagen

Den eigenen Lebenslauf zu beurteilen ist schwer, weil Sie die Geschichte hinter jeder Zeile kennen und die Leserin nicht. CvLaunch liest Ihren Lebenslauf und markiert die Stichpunkte, die Zuständigkeiten beschreiben, ohne je zu sagen, was daraus wurde. So sehen Sie, welche Teile Ihrer Erfahrung für einen Arbeitgeber noch unsichtbar sind. Das dauert wenige Sekunden, ist kostenlos und ohne Anmeldung.