CV'de Referanslar: Kimden İstenir, Ne Zaman Verilir, Ne Silinir

Referanslar, işe alım sürecinin adayların en son düşündüğü ve yanlış anda endişelendiği kısmı. Endişe genelde referansların neredeyse hiç önemi olmadığı CV'ye gidiyor, oysa asıl önemli oldukları yer referans kişinin seçimi.

İki şey aynı anda doğru. "Referanslar talep hâlinde sunulur" satırı bugün CV'nizden silinmeli. Ve referans kontrolü, teklif ile imzalanmış sözleşme arasındaki son gerçek engellerden biri, dolayısıyla vereceğiniz isimler gerçek bir düşünmeyi hak ediyor.

Referans satırını silin

"Referanslar talep hâlinde sunulur" çok sayıda CV'de geçiyor ve hiçbir şey yapmıyor.

Referansların talep hâlinde sunulacağını herkes biliyor. Referans zaten budur. Cümle hiçbir bilgi taşımıyor, bir satır kaplıyor ve belgenin yazılmaktan çok bir şablondan derlendiğini gösteriyor.

Aynı sorunun küçük bir sürümü daha var: altında hiçbir şey olmayan bir "Referanslar" başlığı ya da yanında "Mevcuttur" yazan bir satır. Aynı etki, aynı çözüm. Silin ve yeri sonuç gösteren bir maddeye verin; yöntem başarıları sayılarla anlatma yazısında.

Referansları gerçekten ne zaman yazmalı

CV'nin kendisinde neredeyse hiç. Üç istisna var.

İlan açıkça istediğinde. Bazı kamu ve akademik başvurular, başvurunun parçası olarak iki üç referans ismi ister. Talimatları okuyun ve birebir uygulayın.

Geleneksel olduğu bir ülke veya sektöre başvuruyorsanız, aşağıda ele alınıyor.

Referans kişinin kendisi bir avantaysa. Alanınızda tanınan biri sizin için konuşmayı kabul ettiyse ve bağlantı gerçekse bu yazmaya değebilir. Nadirdir ve abartılması kolaydır.

Bunların dışında referansları istendiğinde verin; bu normalde teklif aşamasında ya da hemen öncesindedir. İsimleri erken vermek yardımcı olmaz ve pratik bir sorun yaratır: referans kişileriniz istemediğiniz pozisyonlar için aranır ve iyi niyetleri sınırsız değildir.

Referans kişi seçmek

En faydalı tek ilke: etkileyici bir unvanı olan ama sizi zar zor tanıyan birini değil, işiniz hakkında somut sorulara cevap verebilecek birini seçin.

En son yöneticiniz varsayılan seçenek ve işverenlerin beklediği kişi. Kullanamıyorsanız sebebini tek cümleyle, o kişiyi eleştirmeden açıklamaya hazır olun.

Önceki bir yönetici, mevcut işvereniniz iş aradığınızı bilmediğinde standart alternatiftir ve olağan durum budur.

Kıdemli bir meslektaş, bir müşteri veya birlikte çalıştığınız bir projeyi yöneten kişi, yönetici müsait olmadığında işe yarar. Önemli olan işinizi doğrudan gözlemlemiş olmaları.

Akademik danışman, ilk iş veya akademik başvuru için uygundur, sonrasında giderek daha az uygun hâle gelir.

Kaçınılacak iki kişi var. Ne yaptığınızı tarif edemeyecek kadar üst düzey biri, çünkü bir direktörden gelen belirsiz referans bir takım liderinden gelen ayrıntılı referanstan kötüdür. Ve yıllardır konuşmadığınız herhangi biri, çünkü o telefon iki taraf için de tuhaf olur.

Nasıl istenir

Kimseyi ismini vermeden önce sorun. Bu bariz geliyor ve sürekli atlanıyor.

Kısa bir mesaj yeterli: belirli türde bir pozisyona başvurduğunuzu söyleyin, referans olmayı kabul edip etmediklerini sorun ve kullanılmasını istedikleri iletişim bilgisini teyit edin. Nazikçe reddedebilme imkânı bırakın, çünkü gönülsüz bir referans ılık bir referans verir ve bu, hiç referans olmamasından kötüdür.

Sonra somut bir talep geleceğinde bilgilendirin. Pozisyon adını, rolle ilgili bir cümleyi ve birlikte çalıştığınız en ilgili iki üç şeyin hatırlatmasını gönderin. Onlara metin yazmıyorsunuz; hazırlıksız yakalanıp projeyi hatırlayamadığı için genel geçer bir cevap vermelerini önlüyorsunuz.

Sonrasında nasıl geçtiğini söyleyin ve teşekkür edin. Bu sadece nezaket değil: büyük ihtimalle onlara tekrar ihtiyacınız olacak ve bir kez kullanılmış hisseden insanlar ikinci seferde daha isteksiz oluyor.

İşverenler gerçekte ne soruyor

Bilmeye değer, çünkü kaygıyı hatırı sayılır ölçüde düşürüyor.

Referans kontrollerinin çoğu adayların hayal ettiğinden daha kısa ve daha sıkıcı. Yaygın sorular şunlar: tarih ve unvan teyidi, tekrar işe alınıp alınmayacağınız, güvenilirlik ve başkalarıyla nasıl çalıştığınıza dair bir değerlendirme, bazen de baskı altında nasıl davrandığınıza veya CV'nizdeki belirli bir sorumluluğa dair bir soru.

Birçok büyük işverenin yalnızca olgusal bilgileri teyit etme politikası var: tarihler, unvan, bazen maaş. Bu, sizinle ilgili bir yorum değil onların hukuki risk kararı ve işe alım yöneticileri bunu biliyor.

Yaygınlaşan kontrol ise CV'deki olguların doğrulanması: çalışma tarihleri, unvanlar ve diplomalar. Uyuşmazlıkların ortaya çıktığı yer burası ve belgenizdeki tarihlerin düzeltilmiş değil doğru olması gerekmesinin sebebi de bu. Konuya CV eğitim bölümü yazısında da değiniliyor.

Mevcut işveren sorunu

En yaygın pratik zorluk: çalışıyorsunuz, işvereninizin bilmesini istemiyorsunuz ve doğal referans kişiniz mevcut yöneticiniz.

Bu tamamen normal ve işverenler bununla sürekli karşılaşıyor. Aramanızın gizli olduğunu ve mevcut işvereninize teklif üzerinde anlaşıldıktan sonra ulaşılabileceğini düz biçimde söyleyin, bu arada önceki bir yöneticiyi veya kıdemli bir meslektaşı önerin. Makul hiçbir işveren itiraz etmez ve teklif öncesi mevcut yöneticinizle konuşmakta ısrar eden bir işveren, size nasıl çalıştığına dair faydalı bir şey söylüyordur.

Bir işten kötü ayrıldıysanız dürüst yaklaşım o dönemden başka birini önermek ve soruya tek cümlelik bir cevaba hazır olmaktır. Bir işvereni gizlemeye çalışmayın; tarihler zaten görünür kılıyor. Aynı mantık CV'de kariyer boşluğu nasıl açıklanır yazısında.

Ülkelere göre gelenekler

Bu, çoğu CV sorusundan daha fazla değişiyor ve yurt dışına başvuruyorsanız önemli.

Türkiye. Referans kişileri CV'ye yazmak yaygın bir alışkanlık ama zorunlu değil. Yazacaksanız önce izin alın ve her işverenin bunu beklemediğini bilin. Uygulamada birçok şirket teklif aşamasında ayrıca kendi listesini istiyor.

İngiltere ve İrlanda. CV'de yazılmaz. Teklif aşamasında istenir, genelde iki kişi, sıklıkla yalnızca olgusal teyitle sınırlı.

ABD ve Kanada. Özgeçmişte yer almaz. İstendiğinde ayrı bir sayfada verilir, genelde sürecin sonlarında.

Almanya, Avusturya, İsviçre. Tamamen farklı bir sistem. Yazılı referans belgesi, yani Arbeitszeugnis, işverenler tarafından iş sonunda düzenlenir ve kalıplaşmış ifadeleri olan resmî bir belgedir. Adaylar bunları başvuruya ekler, yani referans sonradan istenmek yerine sizinle birlikte seyahat eder.

Fransa, İspanya, İtalya. Genelde yazılmaz, istenir; bazen iletişim bilgisi talep üzerine sadece iletilir.

Hollanda ve İskandinavya. Geç istenir, nadiren yazılır.

Belge düzenleyen bir sistemden geliyorsanız belgeleri saklayın ve anlaşıldıkları yerde sunun. Dört sayfalık bir Alman referans belgesini kimsenin ne yapacağını bilmediği bir İngiltere başvurusuna eklemeyin.

Verirken nasıl biçimlendirilir

İşveren istediğinde, CV'ye bölüm eklemek yerine ayrı bir belge gönderin. Bu hem CV'nizi temiz tutar hem de kimi önereceğinizi pozisyona göre seçmenizi sağlar.

Her kayıtta dört şey olmalı: ad, güncel unvan ve şirket, ilişki ve dönem, ve kabul ettikleri tek bir iletişim yolu.

Selin Yıldırım Finans Direktörü, Northgate A.Ş. Bağlı çalıştığım yönetici, 2021 - 2024 [email protected] · 0555 000 00 00

İlişki satırı insanların atladığı ve en çok işe yarayan kısım, çünkü işverene bu kişinin neye tanıklık edebileceğini söylüyor. "Üç yıl bağlı çalıştığım yönetici" ile "bir projede birlikte çalıştığım meslektaş" ifadelerinin ikisi de sorunsuz ve okuyucunun hangisini aradığını bilmesi gerekiyor.

İki pratik nokta. Mümkünse kurumsal e-posta kullanın; profesyonel bir referans için kişisel adres arada bir soru yaratıyor. Ve göndermeden önce bilgilerin güncel olduğunu teyit edin, çünkü teklif aşamasında geri dönen bir e-posta her şeyi geciktiriyor ve özensiz görünüyor.

Zamanlama ve neden önemli olduğu

Referanslar sürecin belirli bir noktasında durur ve onları öne çekmek nadiren işe yarar.

Olağan sıra şu: başvuru, ön eleme, mülakatlar, referansa bağlı teklif, kontroller, sonra kesinleşmiş başlangıç tarihi. Başvuru aşamasında isim vermek hiçbir şeyi hızlandırmaz, çünkü kimse henüz görüşmediği bir aday için referans aramaz.

Erken vermenin gerçek bir maliyeti var: referans yorgunluğu. Aynı iki kişiyi on beş başvuruda verirseniz bazıları peşine düşmediğiniz pozisyonlar için defalarca aranır ve istekleri tam da gerçekten istediğiniz iş için ihtiyaç duyduğunuz anda azalır.

Ters sorun ise istendiğinde geç kalmak. Teklif aşamasında gelen referans talebi, önceden bilgilendirdiğiniz kişilerle aynı gün cevaplanmalı. Henüz kimseye sormadığı için iletişim bilgilerini bir haftada toparlayan adaylar, tam da ivmenin önemli olduğu anda gecikme yaratır ve arada bir rakip aday önce imzalar.

Referans bölümü yerine ne yapmalı

CV'nizin isim vermeden referans konusunda size yardım etmesini istiyorsanız iki şey işe yarıyor.

Maddelerinizi bir referansın teyit edebileceği kadar somut yapın. "Kapanışı gerçekten 8 günden 5 güne indirdi mi" diye sorulan bir referans kişi, doğruysa ve oradaysa anında evet diyebilir. Somut iddiaları desteklemek belirsiz olanlardan kolaydır.

LinkedIn'inizi CV'nizle tutarlı tutun, çünkü oradaki tavsiyeler ve bağlantılar gayriresmî yumuşak referanslar gibi çalışır ve iki belge arasındaki uyuşmazlıklar fark edilir. Bu hizalama LinkedIn profilini optimize etme yazısında.

Güçlü bir referans gerçekte nasıl duyulur

Aynı adayın aynı görüşmesinin iki sürümü; tek fark, referans kişinin ne kadar iyi seçildiği ve bilgilendirildiği.

Zayıf sürüm:

"Evet, burada çalıştı, sanırım 2021'den itibaren. Finans ekibindeydi. İyiydi, hatırladığım bir sorun yok. Doğrudan birlikte çalışmadık, o zamandan beri ayrılmış birine bağlıydı. Sevilen biriydi."

Burada olumsuz hiçbir şey yok ve yine de kötü bir referans. Neredeyse hiçbir şeyi teyit etmiyor ve işe alım yöneticisinde bu kişiyi üç yıl boyunca kıdemli hiç kimsenin fark etmediği izlenimi bırakıyor.

Güçlü sürüm:

"Üç yıl bana bağlı çalıştı. Aylık kapanışı sekiz dokuz günde yaptığımız dönemde devraldı ve beş güne indirdi; bunu kişi ekleyerek değil mutabakatları yeniden kurarak yaptı. Aynı yıl iki denetim ve bir sistem geçişini birlikte yürüttü. Bir teslim tarihi gerçekçi olmadığında bana söylerdi, bunu değerli buldum. Yarın geri alırım."

Aynı aday, aynı olgular. Fark, bu referans kişinin işi gözlemleyecek konumda olması ve hangi kısımların ilgili olduğunun kendisine hatırlatılmış olması.

Bu fark tamamen sizin kontrolünüzde ve görüşme sırasında değil öncesinde yaratılıyor. İşinizi gerçekten görmüş kişiyi seçmek ve ona üç satırlık bağlam göndermek, tekniğin tamamı.

Türkiye'de referans pratiği

Yerel piyasada birkaç farklılık var ve bilmek işinize yarıyor.

CV'ye isim yazma alışkanlığı hâlâ yaygın. Şablonlarda "Referanslar" bölümü hazır geliyor ve insanlar dolduruyor. Zorunlu değil ve doldurulacaksa mutlaka izin alınmalı. İzinsiz yazılan bir referans, hazırlıksız arandığında hem o kişiyi hem sizi zor durumda bırakıyor.

Sözlü referans ağı güçlü. Birçok sektörde işveren, listenizdeki isimlerin yanı sıra kendi tanıdıkları üzerinden de soruyor. Bu, listeye kimi koyduğunuzdan bağımsız olarak, ayrıldığınız yerlerdeki ilişkileri düzgün bırakmanın somut bir sebebi.

Çalışma belgesi referans değildir. İş yerinden alınan çalışma belgesi tarihleri ve pozisyonu teyit eden resmî bir evraktır, Almanya'daki gibi değerlendirme içeren bir referans belgesi değildir. Başvuruya eklemeye gerek yok; istendiğinde sunulur.

SGK hizmet dökümü giderek daha çok isteniyor. Teklif aşamasında tarihleri doğrulamak için e-Devlet üzerinden alınan döküm isteniyor. Bu, CV'nizdeki tarihlerin yuvarlanmış değil doğru olması için pratik bir sebep: uyuşmazlık en kötü anda ortaya çıkıyor.

Gizlilik konusunda açık olun. Mevcut işvereninizin bilmediğini söylemek Türkiye'de de tamamen normal karşılanıyor ve makul işverenler teklif öncesi mevcut yöneticinizi aramıyor.

Referans kişinizi nasıl bilgilendirirsiniz

Bilgilendirme, sürecin en çok atlanan ve en ucuz adımı. Üç satırlık bir mesaj yeterli.

Birincisi, pozisyonun adı ve şirketin ne yaptığı. İkincisi, aranan iki üç şeyin ne olduğu. Üçüncüsü, birlikte çalıştığınız dönemden bunlarla en çok örtüşen işin hatırlatılması.

"Merhaba Selin Hanım, Northgate'te finans müdürlüğü pozisyonunun son aşamasındayım. Aylık kapanış süreçleri ve denetim koordinasyonu üzerinde duruyorlar. Bizim dönemimizde kapanışı sekiz günden beşe indirdiğimiz çalışma ve 2023 denetimini hatırlarsanız çok iyi olur. Önümüzdeki hafta arayabilirler."

Bu mesaj hiçbir şeyi yönlendirmiyor, sadece kişinin hazırlıksız yakalanmasını önlüyor. Fark, "iyiydi, sorun yaşamadık" cevabı ile somut bir anlatım arasındaki fark ve genelde tek belirleyici unsur bu.

Bir de zamanlama var: mesajı görüşme kesinleşmeden değil, son aşamaya geldiğinizde gönderin. Çok erken gönderilen bilgilendirme unutulur, arama geldiğinde yine hazırlıksız yakalanırlar.

Sık sorulan sorular

"Referanslar talep hâlinde sunulur" yazmalı mıyım?

Hayır. Silin. Hiçbir şey söylemiyor ve bir satır kaplıyor.

Kaç referans gerekiyor?

İki standart, istenirse üç. Teklif aşamasında bir kişi genelde yetmiyor.

Yönetici yerine meslektaş verebilir miyim?

Yönetici müsait değilse veya aramanız gizliyse evet. İnandırıcı olacak kadar kıdemli ve işinize somut cevap verebilecek kadar yakın birini seçin.

Eski yöneticim şirketten ayrıldıysa?

Sizin için konuşacaksa yine de kullanın, güncel iletişim bilgisiyle. Bir kişinin işiniz hakkındaki anlatısı, o kişi şirket değiştirdiğinde geçersizleşmiyor. Tarihleri teyit etmesi için ayrıca hâlâ şirkette olan birine ihtiyacınız olabilir.

Eski işveren kötü referans verebilir mi?

Dürüst bir referans verebilir ve birçok yerde bunun adil ve doğru olması gerekir. Uygulamada büyük işverenlerin çoğu tam da riskten kaçınmak için kendini olgusal teyitle sınırlıyor. Gerçekten kötü bir referans bekliyorsanız alternatif önerin ve durumu doğrudan ele alın, kontrol edilmeyeceğini ummak yerine.

Her başvuruda referanslarıma haber vermeli miyim?

Her başvuruda değil ama son aşamalara geldiğinizde söyleyin ki telefon beklenmedik şekilde gelmesin. Hazırlıksız yakalanan referans, bilgilendirilmiş olandan kötü bir referans veriyor.

Başvuruma referans mektubu eklemeli miyim?

Yalnızca geleneğin bu olduğu yerlerde, örneğin Almanca konuşulan piyasada, ya da ilan istiyorsa. Diğer yerlerde istenmemiş bir mektup dolgu olarak okunuyor ve nadiren açılıyor.

Referans olarak aile üyesi veya arkadaş verebilir miyim?

Hayır. Profesyonel referans, işinizi iş bağlamında gözlemlemiş kişidir. Aile üyesi ya da yakın arkadaş, ne kadar iyi konuşursa konuşsun bu tanımı karşılamıyor ve ilişkinin anlaşılması durumu sizin aleyhinize çeviriyor. Hiç profesyonel deneyiminiz yoksa öğretmen, staj sorumlusu veya gönüllü çalıştığınız kurumdaki koordinatör uygun seçeneklerdir.

Referansım İngilizce bilmiyorsa ne olur?

Yurt dışı başvurusu yapıyorsanız bu gerçek bir sorun ve önceden çözülmeli. Ya aynı dönemden İngilizce konuşabilen başka birini seçin ya da işverene durumu baştan söyleyip yazılı referans seçeneğini önerin. Sürpriz olarak ortaya çıkması, baştan söylenmesinden çok daha kötü.

Referans kişimin unvanı çok mu önemli?

Hayır, yakınlığı önemli. Sizi zar zor tanıyan bir genel müdürden gelen belirsiz bir referans, birlikte iki yıl çalışmış bir takım liderinden gelen ayrıntılı referanstan zayıftır. İşe alım yöneticisi unvan değil somut bilgi arıyor.

Kaç yıl öncesine kadar referans verebilirim?

Pratikte son beş altı yıl içinden birini vermek makul. Daha eskisi, o kişi sizi çok iyi hatırlıyor ve ilişki hâlâ canlıysa kullanılabilir; aksi hâlde "uzun zaman oldu, tam hatırlamıyorum" cevabı en zayıf referans türüdür.

Yeri işe yarayan bir şeye harcayın

"Referanslar talep hâlinde sunulur" satırını silerek kazandığınız yer küçük ve iyi kullanmaya değer. CvLaunch CV'nizi okur, işverenin sisteminin ondan ne çıkardığını gösterir ve sonucunu hiç söylemeden sorumluluk anlatan maddeleri işaretler; ki bunlar bir referansın teyit etmekte zorlanacağı satırlardır. Birkaç saniye sürer, ücretsizdir ve üyelik gerektirmez.

Referans kontrolü olumsuz sonuçlanırsa ne olur?

Genelde teklif geri çekilmez, önce size sorulur. İşveren duyduğu bir şeyi netleştirmek isterse bu, açıklama yapma fırsatınızdır. Bu yüzden zor bir ayrılığı baştan kendiniz kısa bir cümleyle çerçevelemek, sonradan savunmaya geçmekten iyidir.

Freelance çalışıyorsam kim referans olur?

Müşterileriniz. Uzun süreli çalıştığınız iki müşteri, bir yönetici referansının yerini tamamen tutar. Proje kapsamını ve süreyi de yazmanız, ilişkinin ne olduğunu netleştirir.