Referenzen im Lebenslauf: wen Sie fragen, wann Sie sie nennen und was Sie streichen

Referenzen sind der Teil des Bewerbungsprozesses, an den Kandidatinnen zuletzt denken und zum falschen Zeitpunkt Sorgen verwenden. Die Sorge fließt meist in den Lebenslauf, wo Referenzen kaum eine Rolle spielen, statt in die Auswahl der Person, wo sie sehr wohl eine spielen.

Zwei Dinge stimmen gleichzeitig. Die Zeile "Referenzen auf Anfrage" sollte heute aus Ihrem Lebenslauf verschwinden. Und eine Referenzeinholung ist eine der letzten echten Hürden zwischen Angebot und unterschriebenem Vertrag, weshalb die Personen, die Sie nennen, ernsthaftes Nachdenken verdienen.

Streichen Sie die Referenzzeile

"Referenzen auf Anfrage" steht auf sehr vielen Unterlagen und leistet nichts.

Dass Referenzen auf Anfrage verfügbar sind, weiß jeder. Das ist die Definition einer Referenz. Der Satz trägt keine Information, kostet eine Zeile und signalisiert, dass das Dokument aus einer Vorlage zusammengesetzt statt geschrieben wurde.

Es gibt eine kleinere Variante desselben Problems: eine Überschrift "Referenzen" ohne Inhalt darunter. Gleiche Wirkung, gleiche Lösung. Streichen und den Platz für einen Stichpunkt nutzen, der ein Ergebnis zeigt, siehe Erfolge mit Zahlen belegen.

Das Arbeitszeugnis, der deutsche Sonderfall

Bevor es weitergeht, gehört der wichtigste Unterschied hierher, denn er verändert die ganze Logik.

Im deutschsprachigen Raum existiert ein eigenes System: Das Arbeitszeugnis wird vom Arbeitgeber am Ende eines Arbeitsverhältnisses ausgestellt, folgt festen Formulierungskonventionen und wird der Bewerbung als Anlage beigefügt. Die Referenz reist also mit Ihnen, statt später telefonisch eingeholt zu werden.

Praktische Folgen daraus.

Sammeln Sie die Zeugnisse konsequent. Ein fehlendes Zwischenzeugnis lässt sich Jahre später schwer nachfordern, und eine Lücke in der Zeugnisreihe wird bemerkt, weil sie in dieser Bewerbungskultur erwartet wird.

Lesen Sie die Formulierungen. Die Zeugnissprache ist codiert, und die Abstufungen zwischen "stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" und schwächeren Varianten sind Personalabteilungen geläufig. Ein Zeugnis, dessen Bewertung nicht Ihrer Leistung entspricht, können Sie beim ausstellenden Arbeitgeber ansprechen.

Das ersetzt telefonische Referenzen nicht vollständig. Internationale Unternehmen im deutschsprachigen Raum arbeiten häufig mit dem angelsächsischen Modell und rufen zusätzlich an. Halten Sie also beides bereit.

Wer sich ins Ausland bewirbt, sollte umgekehrt zurückhaltend sein: Ein vierseitiges Arbeitszeugnis an eine britische Bewerbung zu hängen hilft niemandem, weil dort niemand weiß, wie es zu lesen ist.

Wann Sie wirklich Namen nennen

Auf dem Lebenslauf fast nie. Drei Ausnahmen.

Wenn die Ausschreibung ausdrücklich danach fragt. Manche Stellen im öffentlichen Dienst und an Hochschulen verlangen zwei oder drei benannte Personen als Teil der Bewerbung.

Wenn eine benannte Person selbst ein Vorteil ist. Hat eine in Ihrem Feld bekannte Persönlichkeit zugesagt und ist die Verbindung echt, kann das sinnvoll sein. Das ist selten und wird leicht übertrieben.

Wenn Sie in einem Markt suchen, in dem es üblich ist.

Ansonsten nennen Sie Referenzen, wenn danach gefragt wird, in der Regel im Angebotsstadium. Namen früher zu liefern beschleunigt nichts und erzeugt ein praktisches Problem: Ihre Referenzgeber werden für Stellen kontaktiert, die Sie vielleicht gar nicht wollen, und ihre Bereitschaft ist endlich.

Die richtige Person auswählen

Das nützlichste Prinzip: Nehmen Sie jemanden, der konkrete Fragen zu Ihrer Arbeit beantworten kann, und nicht jemanden mit beeindruckendem Titel, der Sie kaum kennt.

Ihre letzte Führungskraft ist der Standard und die Person, die Arbeitgeber erwarten.

Eine frühere Führungskraft ist der übliche Ersatz, wenn der aktuelle Arbeitgeber nichts von der Suche weiß, was der Normalfall ist.

Eine erfahrene Kollegin, ein Kunde oder die Leitung eines gemeinsamen Projekts funktionieren, wenn keine Führungskraft verfügbar ist. Entscheidend ist, dass die Person Ihre Arbeit unmittelbar beobachtet hat.

Eine akademische Betreuung passt für den Berufseinstieg und danach immer weniger.

Zwei Personen, die Sie meiden sollten: jemand sehr Ranghohes, der nicht beschreiben kann, was Sie tatsächlich getan haben, und jemand, mit dem Sie seit Jahren nicht gesprochen haben.

Wie man fragt

Fragen Sie, bevor Sie jemanden nennen. Das klingt selbstverständlich und wird ständig übersprungen.

Eine kurze Nachricht genügt: Sie bewerben sich auf eine bestimmte Art von Stelle, wären sie bereit, als Referenz zu dienen, und welche Kontaktdaten sollen genutzt werden. Lassen Sie die Möglichkeit einer freundlichen Absage, denn eine widerwillige Referenz fällt lauwarm aus, und das ist schlechter als keine.

Briefen Sie dann, wenn eine konkrete Anfrage bevorsteht. Senden Sie die Positionsbezeichnung, einen Satz zur Rolle und eine Erinnerung an die zwei oder drei gemeinsamen Themen, die am relevantesten sind. Sie schreiben niemandem ein Skript, Sie verhindern eine allgemeine Antwort aus fehlender Erinnerung.

Sagen Sie hinterher, wie es lief, und bedanken Sie sich. Das ist nicht nur Höflichkeit: Sie werden diese Menschen wahrscheinlich wieder brauchen.

Was Arbeitgeber tatsächlich fragen

Gut zu wissen, weil es die Anspannung deutlich senkt.

Die meisten Referenzgespräche sind kürzer und nüchterner als befürchtet. Übliche Fragen sind die Bestätigung von Zeitraum und Position, ob man Sie wieder einstellen würde, eine Einschätzung von Verlässlichkeit und Zusammenarbeit, gelegentlich eine Frage zum Umgang mit Druck oder zu einer konkreten Angabe aus Ihrem Lebenslauf.

Viele große Arbeitgeber bestätigen ausschließlich Fakten: Zeitraum, Position, manchmal Gehalt. Das ist eine Risikoentscheidung und kein Urteil über Sie.

Häufiger geworden ist die Überprüfung der Angaben selbst: Beschäftigungszeiten, Positionen und Abschlüsse. Hier tauchen Abweichungen auf, weshalb Ihre Daten korrekt und nicht geglättet sein sollten, ein Punkt aus Ausbildung im Lebenslauf.

Das Problem mit dem aktuellen Arbeitgeber

Die häufigste praktische Schwierigkeit: Sie sind angestellt, wollen es nicht bekannt machen, und die naheliegende Referenz ist Ihre aktuelle Führungskraft.

Das ist völlig normal und Arbeitgebern vertraut. Sagen Sie klar, dass Ihre Suche vertraulich ist und der aktuelle Arbeitgeber nach einer Einigung kontaktiert werden kann, und bieten Sie in der Zwischenzeit eine frühere Führungskraft an. Kein vernünftiger Arbeitgeber hat damit ein Problem.

Sind Sie im Streit gegangen, bieten Sie jemanden anderen aus derselben Zeit an und halten Sie einen Satz zur Erklärung bereit. Verschweigen Sie die Station nicht, denn die Zeitleiste macht sie ohnehin sichtbar, dieselbe Logik wie in Lebenslauf-Lücken erklären.

Konventionen nach Ländern

Deutschland, Österreich, Schweiz. Arbeitszeugnisse als Anlage, telefonische Referenzen ergänzend und vor allem in internationalen Unternehmen.

Vereinigtes Königreich und Irland. Nicht im Lebenslauf. Im Angebotsstadium angefragt, meist zwei Personen, häufig auf Fakten beschränkt.

USA und Kanada. Nicht im Resume. Auf einem separaten Blatt bei Anfrage, spät im Prozess.

Frankreich, Spanien, Italien. In der Regel angefragt statt gelistet.

Türkei. Namen im Lebenslauf zu nennen ist verbreitet, aber nicht erforderlich.

Niederlande und Skandinavien. Spät angefragt, selten gelistet.

Wie man sie formatiert, wenn man sie liefert

Wenn ein Arbeitgeber fragt, senden Sie ein separates Dokument statt einen Abschnitt in den Lebenslauf zu setzen. Das hält das Dokument sauber und erlaubt Ihnen, die Auswahl je Stelle anzupassen.

Jeder Eintrag braucht vier Angaben: Name, aktuelle Position und Arbeitgeber, Beziehung und Zeitraum, und eine abgestimmte Kontaktmöglichkeit.

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Die Beziehungszeile lassen die meisten weg, und sie ist die wichtigste, weil sie sagt, wozu diese Person Auskunft geben kann.

Zwei praktische Punkte: möglichst eine dienstliche Adresse, und die Angaben vor dem Versand auf Aktualität prüfen, denn eine zurückkommende Mail im Angebotsstadium verzögert alles.

Wie eine starke Referenz klingt

Zweimal dasselbe Gespräch, für dieselbe Person, unterschiedlich nur in Auswahl und Briefing.

Schwach:

"Ja, sie war hier, ich glaube ab 2021, im Finanzbereich. Gut, ja, keine Probleme, soweit ich weiß. Direkt zusammengearbeitet haben wir nicht, sie berichtete an jemanden, der inzwischen weg ist."

Nichts Negatives, und trotzdem eine schlechte Referenz. Sie bestätigt fast nichts.

Stark:

"Sie hat mir drei Jahre berichtet. Sie hat den Monatsabschluss übernommen, als wir bei acht bis neun Tagen lagen, und ihn auf fünf gebracht, vor allem durch neu aufgebaute Abstimmungen statt durch mehr Personal. Im selben Jahr hat sie zwei Prüfungen und eine Systemumstellung begleitet. Sie hat mir gesagt, wenn ein Termin unrealistisch war, was ich geschätzt habe."

Dieselbe Person, dieselben Fakten. Der Unterschied entsteht vor dem Anruf, nicht währenddessen.

Zeitpunkt, und warum er zählt

Referenzen sitzen an einer bestimmten Stelle im Verfahren, und sie vorzuziehen hilft selten.

Die übliche Abfolge ist Bewerbung, Sichtung, Gespräche, Angebot vorbehaltlich Referenzen, Prüfung, dann ein fester Starttermin. Namen bereits mit der Bewerbung zu liefern beschleunigt nichts, denn niemand ruft Referenzgeber für eine Person an, mit der noch kein Gespräch stattgefunden hat.

Zu frühes Nennen hat einen echten Preis: Referenzmüdigkeit. Wer dieselben zwei Personen über fünfzehn Bewerbungen hinweg angibt, sorgt dafür, dass sie mehrfach für Stellen kontaktiert werden, die er nicht weiterverfolgt hat, und ihre Bereitschaft sinkt genau dann, wenn er sie für die eigentlich gewünschte Stelle braucht.

Das umgekehrte Problem ist Langsamkeit bei der Anfrage. Eine Bitte um Kontaktdaten im Angebotsstadium sollte am selben Tag beantwortet werden, mit Personen, die Sie bereits gebrieft haben. Wer eine Woche braucht, weil er noch niemanden gefragt hat, bremst genau dort, wo Tempo zählt, und gelegentlich unterschreibt in dieser Zeit jemand anderes.

Was statt eines Referenzabschnitts hilft

Wenn Ihr Lebenslauf bei Referenzen mitarbeiten soll, ohne jemanden zu nennen, wirken zwei Dinge.

Formulieren Sie Ihre Stichpunkte so konkret, dass eine Referenz sie bestätigen kann. Auf die Frage "hat sie den Abschluss wirklich von acht auf fünf Tage gebracht" kann jemand sofort ja sagen, wenn es stimmt und er dabei war. Konkrete Aussagen lassen sich leichter stützen als vage.

Halten Sie Ihr LinkedIn-Profil zum Lebenslauf konsistent, denn Empfehlungen und Kontakte dort wirken als informelle Referenzen, und Abweichungen zwischen beiden Dokumenten fallen auf. Diese Abstimmung behandelt LinkedIn Profil optimieren.

Häufige Fragen

Soll ich "Referenzen auf Anfrage" schreiben?

Nein. Streichen. Der Satz sagt nichts und kostet eine Zeile.

Wie viele Referenzgeber brauche ich?

Zwei sind Standard, drei auf Anfrage.

Kann ich eine Kollegin statt einer Führungskraft nennen?

Ja, wenn keine Führungskraft verfügbar ist oder die Suche vertraulich läuft. Wählen Sie jemanden, der nah genug an Ihrer Arbeit war, um konkret zu werden.

Was, wenn meine frühere Führungskraft das Unternehmen verlassen hat?

Nutzen Sie sie trotzdem, mit aktuellen Kontaktdaten. Für die reine Bestätigung des Zeitraums brauchen Sie eventuell zusätzlich jemanden, der noch dort ist.

Kann ein früherer Arbeitgeber eine schlechte Referenz geben?

Er kann eine wahrheitsgemäße geben, die zugleich fair sein muss. In der Praxis beschränken sich große Arbeitgeber deshalb oft auf Fakten. Das Arbeitszeugnis wiederum muss wohlwollend formuliert sein, was die codierte Sprache erklärt.

Muss ich meine Referenzgeber bei jeder Bewerbung informieren?

Nicht bei jeder, aber spätestens in der Endphase, damit der Anruf nicht überraschend kommt. Eine unvorbereitete Person gibt eine schwächere Auskunft als eine gebriefte.

Zählen private Referenzen?

Kaum. Eine professionelle Referenz ist jemand, der Ihre Arbeit im beruflichen Kontext beobachtet hat. Angehörige und enge Freunde erfüllen das nicht, und sobald die Beziehung erkennbar wird, wirkt es gegen Sie. Ohne Berufserfahrung eignen sich Lehrkräfte, Praktikumsbetreuung oder die Koordination einer ehrenamtlichen Tätigkeit.

Wie weit darf eine Referenz zurückliegen?

In der Praxis sind fünf bis sechs Jahre die Grenze. Ältere gehen, wenn die Person sich gut erinnert und der Kontakt lebendig ist. Andernfalls entsteht die schwächste aller Antworten: "das ist lange her, ich weiß es nicht mehr genau".

Muss ich ein Arbeitszeugnis beilegen, wenn ich noch angestellt bin?

Dann legen Sie ein Zwischenzeugnis bei, sofern Sie eines haben. Fehlt es, ist das unproblematisch und erklärt sich von selbst, denn ein Endzeugnis kann es noch nicht geben. Ein Zwischenzeugnis anzufordern ist üblich und muss nicht als Kündigungsabsicht verstanden werden, etwa bei einem Wechsel der Führungskraft.

Soll ich ein Empfehlungsschreiben mitschicken?

Im deutschsprachigen Raum sind Zeugnisse der etablierte Weg, ein zusätzliches Empfehlungsschreiben ist selten nötig. Außerhalb dieses Raums wird ein unaufgefordertes Schreiben meist als Füllmaterial gelesen und selten geöffnet.

Nutzen Sie den Platz für etwas Wirksames

Die Zeile, die Sie durch Streichen von "Referenzen auf Anfrage" gewinnen, ist klein und sollte gut genutzt werden. CvLaunch liest Ihren Lebenslauf, zeigt, was das System eines Arbeitgebers daraus extrahiert hat, und markiert die Stichpunkte, die Zuständigkeiten beschreiben, ohne je zu sagen, was daraus wurde. Genau diese Zeilen könnte eine Referenz kaum bestätigen. Wenige Sekunden, kostenlos, ohne Anmeldung.

Was passiert, wenn eine Referenz ungünstig ausfällt?

In der Regel wird ein Angebot nicht kommentarlos zurückgezogen, sondern zuerst nachgefragt. Möchte der Arbeitgeber etwas klären, das er gehört hat, ist das Ihre Gelegenheit zur Erklärung. Genau deshalb lohnt es sich, einen schwierigen Abgang selbst in einem Satz einzuordnen, statt später in die Verteidigung zu geraten.

Wer gibt Referenzen, wenn ich selbstständig bin?

Ihre Auftraggeber. Zwei Kunden aus längeren Mandaten ersetzen eine Führungskraft vollständig. Nennen Sie zusätzlich Umfang und Zeitraum des Projekts, damit die Art der Zusammenarbeit klar ist.

Kann ich darum bitten, erst ab einem bestimmten Zeitpunkt anzurufen?

Ja, und das ist üblich. Ein Hinweis genügt, dass der Kontakt bitte erst nach der Einigung erfolgen soll. Kein vernünftiger Arbeitgeber macht daraus ein Thema.

Gehören Referenzen in das Anschreiben?

Nein. Das Anschreiben begründet Ihre Bewerbung, es ist kein Ort für Kontaktdaten Dritter. Wenn Zeugnisse beiliegen, genügt ein knapper Hinweis auf die Anlagen.

Referenzen als Teil der Vorbereitung

Ein letzter Gedanke, der den Aufwand relativiert und zugleich rechtfertigt.

Referenzen sind der einzige Teil einer Bewerbung, den Sie nicht selbst schreiben. Alles andere, vom Kurzprofil bis zum letzten Stichpunkt, formulieren Sie. Hier spricht jemand anderes über Sie, und Sie können den Inhalt nur indirekt beeinflussen, durch die Auswahl der Person und durch das, was Sie ihr vorher mitgeben.

Genau deshalb lohnt sich die Vorarbeit. Wer zwei Personen fest im Blick hat, sie einmal im Jahr kurz kontaktiert und beim konkreten Anlass drei Zeilen Kontext schickt, hat den beeinflussbaren Teil vollständig ausgeschöpft. Wer erst im Angebotsstadium anfängt zu überlegen, wen er fragen könnte, überlässt denselben Teil dem Zufall.

Ein praktischer Nebeneffekt: Diese Pflege funktioniert auch dann, wenn Sie gerade nicht suchen. Eine kurze Nachricht an eine frühere Führungskraft, wenn sich beruflich etwas ändert, hält die Verbindung lebendig und macht die spätere Anfrage selbstverständlich statt unangenehm.