Nachfassen nach der Bewerbung: wann, bei wem und wie oft

Sie haben vor elf Tagen die Unterlagen geschickt. Im Portal steht immer noch "in Bearbeitung". Sie wissen nicht, ob ein Mensch hineingesehen hat, ob die Stelle noch offen ist, und ob Ihr Schweigen gerade hoeflich ist oder dazu fuehrt, dass Sie vergessen werden.

Dieser Text behandelt genau diese Lage: das Nachfassen bei einer ausgeschriebenen Stelle. Der Rhythmus einer gezielten Kampagne bei Unternehmen ohne Vakanz ist ein anderes Problem und steht in Initiativbewerbung. Die Nachricht nach einem Gespraech ist ebenfalls ein anderes Thema und steht in Dankesmail nach dem Vorstellungsgespraech. Hier geht es um die unangenehme Luecke zwischen dem Absenden und dem ersten Lebenszeichen.

Was auf der anderen Seite tatsaechlich passiert

Stille fuehlt sich wie ein Urteil an. Meistens ist sie eine Warteschlange.

Der normale Ablauf sieht so aus. Eine Stelle wird veroeffentlicht, und ein bis drei Wochen lang sammeln sich Bewerbungen. Niemand sichtet sie an dem Tag, an dem sie eintreffen; das geschieht gebuendelt, oft erst nach Ablauf der Anzeige, manchmal erst, wenn die Fachvorgesetzte einen freien Nachmittag hat. Dann geht eine Auswahl an diese Person, die das zusaetzlich zu einer Vollzeitstelle erledigt und die Liste eine Woche liegen lassen kann. Danach werden Telefontermine zwischen Urlauben, kranken Kindern und Quartalsabschluessen eingetaktet.

Daraus folgen drei Dinge, und alle drei sind nuetzlich.

Ihre Bewerbung ist wahrscheinlich nicht abgelehnt. Sie ist noch nicht gelesen. Von Ihrer Seite fuehlt sich beides identisch an und ist voellig verschieden.

Der Engpass ist fast immer der Kalender der Fachabteilung, nicht Ihr Lebenslauf. Deshalb sind Verfahren zwei Wochen still und bewegen sich dann an einem Tag.

Sichtbar zu sein, waehrend jemand tatsaechlich den Stapel durchgeht, ist etwas wert. Das ist der eigentliche Mechanismus, den eine Nachfassnachricht nutzt. Nicht Ueberzeugung, sondern Zeitpunkt.

Was der Status im Bewerberportal bedeutet

Sehr wenig, und das zu wissen erspart viel Unruhe.

Die meisten Statuswerte werden von Regeln im System gesetzt und nicht von einem Menschen, der sich eine Meinung bildet. "Eingegangen" heisst, dass die Datei angekommen ist. "In Bearbeitung" oder "in Pruefung" bedeutet meist nur, dass die Bewerbung einer aktiven Ausschreibung zugeordnet wurde, was haeufig automatisch fuer alle passiert. Manche Systeme aendern den Status ueberhaupt erst mit der Entscheidung.

Zwei Dinge lohnen sich trotzdem zu wissen.

Eine sofortige Absage ist meist kein Urteil ueber Ihren Lebenslauf. Sie kommt aus einer Ausschlussfrage: Arbeitserlaubnis, ein zwingendes Zertifikat, ein Feld zur Gehaltsvorstellung, ein Ortsfilter. Wer Minuten nach dem Absenden eine Absage bekommt, sollte die beantworteten Pflichtfragen ansehen und nicht die eigene Erfahrung.

Ein Status, der sich aendert, sagt ein wenig; ein Status, der sich nie aendert, sagt nichts. Springt er von "eingegangen" auf etwas anderes und passiert dann wochenlang nichts, ist die Stelle lebendig und langsam. Bewegt sich nach einem Monat gar nichts, ist die Ausschreibung moeglicherweise eingefroren, und niemand wird Ihnen das mitteilen.

Behandeln Sie das Portal nie als Ihre Prozessakte. Fuehren Sie einen eigenen Tracker, und die entscheidende Spalte darin ist der naechste Schritt mit Datum.

Wann Sie nachfassen

Die Regeln sind einfach und lohnen exakte Befolgung, denn zu frueh ist schlimmer als zu spaet.

Nach einer Bewerbung auf eine Anzeige: sieben bis zehn Arbeitstage warten. Nennt die Anzeige eine Bewerbungsfrist, warten Sie stattdessen bis eine Woche nach deren Ablauf. Zwei Tage nach dem Absenden nachzufragen signalisiert, dass Sie sich nicht ueberlegt haben, wie Personalauswahl funktioniert.

Nach einem Telefoninterview: der genannte Zeitrahmen plus zwei bis drei Tage. Wurde keiner genannt, zehn Arbeitstage.

Nach einem Vorstellungsgespraech: die Dankesnachricht innerhalb eines Tages, danach bis zum genannten Termin plus zwei bis drei Tage warten. Wurde kein Termin genannt, fragen Sie am Ende des Gespraechs danach. Diese Frage kostet nichts und beseitigt das gesamte Raten.

Nach einer muendlichen Zusage ohne Schriftliches: zwei Arbeitstage, und dann direkt. Das ist der einzige Fall, in dem schnelles, schnoerkelloses Nachfassen vollkommen angemessen ist.

Waehrend einer stillen Phase mitten im Verfahren: alle zehn bis vierzehn Arbeitstage und nicht haeufiger. Woechentliche Nachrichten wirken als Druck, und Druck ist ein schlechter erster Eindruck.

Noch ein praktischer Hinweis: eine Nachricht, die zwischen Dienstag und Donnerstagmorgen eintrifft, wird gelesen. Freitagnachmittag nicht.

Wen Sie anschreiben

In dieser Reihenfolge.

Die in der Anzeige genannte Ansprechperson. Steht dort ein Name, ist das immer die richtige Adresse. Im deutschsprachigen Raum wird sie ausserdem haeufiger genannt als anderswo, oft mit Durchwahl.

Die Person, mit der Sie bereits gesprochen haben. Nach jedem Kontakt liegt Ihre Akte dort. Antworten Sie im bestehenden E-Mail-Verlauf statt eine neue Nachricht zu beginnen, denn der Verlauf traegt den Kontext.

Die Fachvorgesetzte, wenn die Organisation klein genug ist, um sie mit vertretbarer Sicherheit zu bestimmen, und niemand namentlich genannt wird. Kurz halten und als echtes Interesse formulieren, nicht als Umgehung des Verfahrens.

Ein allgemeines Postfach, zuletzt, weil es meist in eine Warteschlange statt zu einer Person geht. Wenn es die einzige Adresse ist, trotzdem nutzen.

Wie Sie eine Person finden, ohne unangenehm zu werden: die Anzeige selbst, die Bereichsseite des Unternehmens, wer die Stelle in einem beruflichen Netzwerk geteilt hat. Raten Sie keine Adressen von Menschen, die keine veroeffentlicht haben, und schreiben Sie niemanden privat an. Die Regel ist einfach: nutzen Sie die Kanaele, die diese Menschen fuer Arbeit nutzen.

Kanalregeln

Antworten Sie im bestehenden E-Mail-Verlauf, wenn es einen gibt. Diese eine Gewohnheit verbessert die Antwortquote mehr als jede Formulierung.

Nutzen Sie nicht zwei Kanaele am selben Tag. Eine E-Mail und eine Nachricht im Netzwerk im Abstand einer Stunde wirken nervoes. Waehlen Sie einen, warten Sie eine Woche, dann versuchen Sie den anderen.

Anrufen ist hier eher erlaubt als anderswo, aber nur unter zwei Bedingungen: die Anzeige nennt eine Telefonnummer, oder Sie haben mit dieser Person bereits gesprochen. Dann gilt: nicht in der ersten und nicht in der letzten halben Stunde des Arbeitstags anrufen, den Namen und die Kennziffer der Stelle parat haben, und das Gespraech unter zwei Minuten halten. Wer ohne veroeffentlichte Nummer anruft, unterbricht jemanden, und das ist eine schlechte Vorstellung.

Bewerben Sie sich nicht erneut ueber das Portal, um in der Liste nach oben zu rutschen. Es funktioniert nicht und erzeugt in den meisten Systemen einen doppelten Datensatz, der nachlaessig aussieht.

Was in eine gute Nachfassnachricht gehoert

Vier Zeilen. Mehr nicht.

1. Welche Stelle und wann Sie sich beworben haben, mit Kennziffer, falls vorhanden. 2. Ein Satz mit neuer oder konkreter Substanz, keine Wiederholung des Lebenslaufs. 3. Eine klare, kleine Frage: sichten Sie noch, gibt es einen Zeitplan. 4. Ein freundlicher Schluss ohne Forderung.

Die zweite Zeile entscheidet, ob geantwortet wird. "Ich wollte mich nach dem Stand erkundigen" gibt der Leserin nichts, worauf sie antworten koennte. Ein relevanter Satz gibt ihr einen Grund, die Akte zu oeffnen.

Muster eins, nach der Bewerbung:

Betreff: Bewerbung Operations Coordinator, Kennziffer 4192

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Sehr geehrte Frau Berger,

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am 4. August habe ich mich auf die Stelle als Operations Coordinator beworben und wollte mich erkundigen, ob die Unterlagen angekommen sind.

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Seit der Bewerbung habe ich das Lieferantenreporting abgeschlossen, das ich im Lebenslauf erwaehnt habe; der Monatsabschluss ging dadurch von vier Tagen auf einen. Details schicke ich gern.

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Sichten Sie noch Bewerbungen, und gibt es einen Zeitplan, den Sie teilen koennen? So oder so danke ich Ihnen fuer Ihre Zeit.

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Mit freundlichen Gruessen Marco Vogel

Muster zwei, nach einem stillen Telefoninterview:

Sehr geehrte Frau Berger,

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vielen Dank noch einmal fuer das Gespraech am 12. Sie hatten erwaehnt, dass die persoenlichen Gespraeche diese Woche terminiert werden, deshalb wollte ich nach dem Stand fragen.

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Mein Interesse besteht unveraendert, und gerade der Reportingteil, ueber den wir gesprochen haben, reizt mich am meisten.

>

Falls sich der Zeitplan verschoben hat, warte ich gern, eine kurze Rueckmeldung genuegt.

Muster drei, nach dem Gespraech, wenn der genannte Termin verstrichen ist:

Sehr geehrte Frau Berger,

>

als wir am 3. gesprochen haben, war von einer Entscheidung bis Ende letzter Woche die Rede, deshalb melde ich mich kurz.

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Ich habe ueber die Frage zur Datenhoheit nachgedacht, die Herr Wagner aufgeworfen hat. Heute wuerde ich den ersten Monat anders anlegen und mit den Definitionen statt mit den Systemen beginnen. Wenn es hilft, erlaeutere ich das gern.

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Gibt es einen Zwischenstand, oder brauchen Sie noch etwas von mir?

Muster vier, wenn ein anderes Angebot vorliegt:

Sehr geehrte Frau Berger,

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ich moechte offen mit Ihnen sein. Ich habe ein Angebot von einem anderen Unternehmen erhalten und soll bis Freitag, den 15., antworten.

>

Diese Stelle ist meine erste Wahl. Bevor ich dort zusage oder absage, wollte ich fragen, ob Sie in diesem Zeitfenster mit einer Entscheidung rechnen. Falls nicht, habe ich dafuer volles Verstaendnis.

Achten Sie darauf, dass die letzte Nachricht keine Drohung, keine Uebertreibung und ein echtes Datum enthaelt. Ehrlich eingesetzt, beschleunigt sie Entscheidungen oft. Als Bluff eingesetzt, wird sie gelegentlich geprueft, und davon erholt sich eine Bewerbung nicht.

Was eine Nachfassnachricht ruiniert

Sich fuer die eigene Existenz entschuldigen. "Entschuldigen Sie die Stoerung, Sie haben sicher viel zu tun." Damit laden Sie zur Zustimmung ein, dass Sie stoeren.

Erfundene Dringlichkeit. Ein erfundener Termin laesst sich leicht pruefen und nicht zuruecknehmen.

Alles noch einmal anhaengen. Der Lebenslauf liegt vor. Ihn erneut anzuhaengen unterstellt, man habe ihn verloren, und macht die Nachricht schwerer zu beantworten.

Inhaltsleere Erinnerungen. "Gibt es Neuigkeiten?" als ganze Nachricht ueberlaesst die Arbeit der Leserin.

Nach einer Begruendung fragen, ohne je im Gespraech gewesen zu sein. Es gibt nichts zu geben, weil sich niemand eine ausfuehrliche Meinung gebildet hat.

Mit einer Absage diskutieren. Gelegentlich ist eine kurze, freundliche Antwort sinnvoll. Eine zweite nie.

Mehrere Personen in Kopie setzen. Es wirkt als Druck und fuehrt dazu, dass sich niemand zustaendig fuehlt.

Wie oft, und wie Sie aufhoeren

Zweimal nachfassen. Dann Schluss.

Die erste Nachricht ist die oben. Die zweite, zehn bis vierzehn Tage spaeter, ist kuerzer und schliesst den Vorgang sauber:

Sehr geehrte Frau Berger,

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ich moechte Ihr Postfach nicht weiter belasten, daher ist dies meine letzte Nachricht dazu. Mein Interesse an der Stelle als Operations Coordinator besteht weiterhin, und ich freue mich, von Ihnen zu hoeren, falls das Verfahren fortgesetzt wird oder spaeter etwas Vergleichbares entsteht.

>

Vielen Dank, dass Sie meine Bewerbung beruecksichtigt haben.

Diese Nachricht leistet drei Dinge gleichzeitig. Sie nimmt jeden Eindruck von Verfolgung, sie laesst die Tuer offen, und sie bleibt haengen. Letzteres zaehlt mehr, als man denkt, denn Stellen werden erneut ausgeschrieben und Auswahllisten platzen.

Danach im Tracker auf erledigt setzen und die Energie in das Naechste stecken. Eine Suche, die tote Bewerbungen verfolgt, ist eine Suche, die keine neuen mehr erzeugt.

Was in die zweite Zeile gehoert

Der schwierigste Teil ist die Substanz. Die meisten Menschen bleiben hier haengen und schreiben "mein Interesse besteht weiterhin", was keine neue Information ist.

Es gibt sechs Arten von Substanz, die Sie legitim anfuehren koennen.

Eine abgeschlossene Arbeit. Etwas Konkretes, das Sie seit der Bewerbung fertiggestellt haben. Das ist die staerkste Variante, weil sie das Verstreichen der Zeit zu Ihren Gunsten dreht.

Ein neuer Nachweis. Ein abgeschlossenes Zertifikat, eine bestandene Pruefung, eine erteilte Befugnis. Ein Satz genuegt.

Ein neuer Bezug zum Unternehmen. Eine kuerzlich veroeffentlichte Nachricht, ein neuer Standort, ein neuer Markt, und Ihre Erfahrung, die sich damit kreuzt.

Ein Gedanke, der nach einem Gespraech entstanden ist. Gilt nur, wenn es bereits ein Gespraech gab, und nicht zur Verteidigung Ihrer Antwort, sondern um die Sache weiterzubringen.

Eine Aenderung Ihrer Verfuegbarkeit. Ein frueherer Eintrittstermin oder eine weggefallene Einschraenkung ist eine echte Information und fuer die Gegenseite nuetzlich.

Ein konkurrierendes Angebot, nur wenn es existiert und ein echtes Datum hat.

Haben Sie nichts davon, ist es vermutlich noch zu frueh zum Nachfassen. Warten Sie eine weitere Woche.

Wenn nie eine Antwort kommt

Das wird oft passieren, und der Grund gehoert ausgesprochen.

Stellen werden intern besetzt, Budgets eingefroren, die Fuehrungskraft wechselt, sechshundert Menschen bewerben sich und das Team schafft zwoelf Rueckmeldungen. Unternehmen, die den Vorgang nie schliessen, sagen damit nichts ueber Sie aus; sie haben einen kaputten Prozess ohne Konsequenz.

Die einzige echte Absicherung ist eine volle Pipeline. Laufen vier Verfahren, ist ein stilles Verfahren laestig. Laeuft eines, ist es eine Krise. Deshalb argumentiert Jobsuche-Strategie dafuer, mehrere Gespraeche gleichzeitig am Laufen zu halten.

Warum Sie so selten eine Begruendung bekommen

Hier gibt es einen Grund, den viele nicht kennen und der die Sache weniger persoenlich macht.

Arbeitgeber im Geltungsbereich des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes halten sich bei Absagebegruendungen bewusst zurueck, weil eine ausformulierte Begruendung im Streitfall gegen sie verwendet werden koennte. Deshalb bestehen so viele Absagen aus zwei hoeflichen Saetzen ohne Inhalt. Das ist Rechtsvorsorge und keine Geringschaetzung.

Praktisch heisst das: nach einer reinen Bewerbung ist eine Begruendung kaum zu erwarten. Nach einem persoenlichen Gespraech steigen die Chancen, besonders wenn Sie es leicht zu beantworten machen:

Vielen Dank fuer die Rueckmeldung. Falls Sie kurz Zeit haben, waere fuer mich hilfreich zu wissen, ob es einen bestimmten Bereich gab, in dem Sie mich schwaecher gesehen haben. Selbstverstaendlich ohne jede Verpflichtung.

Was im deutschsprachigen Raum dazugehoert

Die Eingangsbestaetigung ist ueblich. Bleibt sie nach einer Woche aus, ist eine kurze Nachfrage nach dem Eingang der Unterlagen voellig normal und wird nicht als Draengeln gelesen.

Betriebsferien und Ferienzeiten verlaengern alles. Juli und August sowie die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr sind spuerbar langsam. Rechnen Sie in diesen Phasen ein bis zwei Wochen auf jede Wartezeit auf.

Beim Personalvermittler bleiben. Steht ein Vermittler dazwischen, fassen Sie dort nach und nicht direkt beim Unternehmen. Am Vermittler vorbeizugehen beschaedigt eine Beziehung, die Sie wieder brauchen koennten.

Die DSGVO gibt Ihnen Rechte. Sie duerfen fragen, wie lange Ihre Bewerbungsunterlagen gespeichert werden, und Sie duerfen die Loeschung verlangen. Beides sind gewoehnliche Anfragen. Viele Unternehmen bieten am Ende eines Verfahrens ausserdem die Aufnahme in einen Bewerberpool an, wofuer sie Ihre Einwilligung brauchen.

Der Markt ist klein. In den meisten Fachgebieten spricht am Ende jeder mit jedem. Ein sauberer Abschluss ist eine Investition: wer Sie in diesem Quartal nicht einstellen konnte, sucht im naechsten Jahr vielleicht genau Sie.

Haeufige Fragen

Wie lange warten, bevor ich nachfasse? Sieben bis zehn Arbeitstage nach dem Absenden, oder eine Woche nach Ablauf der genannten Bewerbungsfrist.

Nervt Nachfassen? Eine gut geschriebene Nachricht nicht. Drei schon. Der Unterschied liegt in Inhalt und Abstand, nicht im Vorgang selbst.

Hilft Nachfassen wirklich? Manchmal, und selten durch Ueberzeugung. Es hilft, wenn es eintrifft, waehrend jemand den Stapel sichtet, und wenn es etwas Konkretes hinzufuegt. Bei einer Person, die ohnehin nicht passt, hilft es nie.

Und wenn in der Anzeige steht, man moege nicht nachfassen? Dann nicht. Eine ausdrueckliche Anweisung zu befolgen ist selbst eine Information ueber Sie.

Im Portal steht Absage, aber jemand hat mich angerufen. Was gilt? Der Mensch. Portalstatus und Realitaet laufen haeufig auseinander.

Kann ich eine drei Monate alte Bewerbung nachfassen? Nicht als Nachfassen. Als neue Bewerbung, falls die Stelle noch ausgeschrieben ist, mit aktualisierten Unterlagen.

Soll ich der Fachvorgesetzten eine Vernetzungsanfrage schicken? Mit einer einzeiligen Notiz ist das in Ordnung. Eine Anfrage, gefolgt von einem langen Werbetext, nicht.

Man wollte sich in jedem Fall melden und hat es nicht getan. Noch einmal schreiben? Eine kurze, ruhige Nachricht. Danach im Tracker schliessen und weitermachen.

Kurz gefasst

Stille ist meist eine Warteschlange und kein Urteil, und ein Portalstatus ist eine Systemregel und keine Meinung. Warten Sie sieben bis zehn Arbeitstage, schreiben Sie dann vier Zeilen an die genannte Person, im bestehenden E-Mail-Verlauf, mit einer echten Substanz und einer kleinen Frage. Fassen Sie hoechstens zweimal nach, schliessen Sie die zweite Nachricht freundlich ab, und haken Sie den Vorgang ab. Danach gehoert die Energie an den oberen Rand Ihres Trichters, denn die Bewerbungen, die Angebote erzeugen, sind meist die, die Sie noch nicht geschrieben haben.

CvLaunch hilft an der Stelle, die darueber entscheidet, ob Nachfassen ueberhaupt etwas bringt: es zeigt Ihnen, wie Ihr Lebenslauf gegen genau diese Anzeige gelesen wird, damit die Bewerbung, der Sie hinterherschreiben, das Hinterherschreiben wert war.