Başvurudan Sonra Takip: Ne Zaman, Kime, Kaç Kez

On bir gün önce başvurdunuz. Portaldaki durum hâlâ "değerlendiriliyor" diyor. Bir insanın okuyup okumadığını, pozisyonun hâlâ açık olup olmadığını, sessiz kalarak nazik mi davrandığınızı yoksa unutuluyor mu olduğunuzu bilmiyorsunuz.

Bu yazı tam olarak o durumu ele alıyor: ilanı yayımlanmış bir pozisyona yapılan başvurunun takibi. Açık ilanı olmayan şirketlere yürütülen hedefli bir kampanyadaki takip ritmi başka bir problem ve açık ilan olmadan iş başvurusu yazısında anlatılıyor. Mülakattan sonra gönderilen not da başka bir problem ve o da mülakat sonrası teşekkür maili yazısında. Buradaki konu, başvuruyu gönderdiğiniz an ile herhangi bir ses duyduğunuz an arasındaki o tuhaf boşluk.

Karşı tarafta gerçekte ne oluyor

Sessizlik bir hüküm gibi hissettiriyor. Aslında bir kuyruk.

Normal seyri şöyle. İlan yayımlanıyor ve bir ile üç hafta boyunca başvurular birikiyor. Kimse geldiği gün onları düzgün incelemiyor; toplu hâlde, çoğu zaman ilan kapandıktan sonra, bazen de bölüm müdürünün boş bir öğleden sonrası olduğunda bakılıyor. Sonra kısa liste müdüre gidiyor, ki o kişi bu işi tam zamanlı bir işin üstüne yapıyor ve listeyi bir hafta bekletebiliyor. Sonra ön görüşmeler izinler, hasta çocuklar ve dönem kapanışları arasında planlanıyor.

Bundan üç sonuç çıkıyor ve üçü de işinize yarıyor.

Başvurunuz muhtemelen reddedilmedi. Henüz okunmadı. Sizin tarafınızdan ikisi tıpatıp aynı hissettiriyor, oysa tamamen farklı şeyler.

Darboğaz neredeyse her zaman müdürün takvimi, CV'niz değil. Süreçlerin iki hafta sessizleşip sonra bir günde hareketlenmesinin sebebi bu.

Birileri yığına gerçekten baktığı anda görünür olmak bir işe yarıyor. Takibin işlettiği asıl mekanizma bu. İkna değil, zamanlama.

Portaldaki durum etiketi ne anlama geliyor

Çok az şey, ve bunu bilmek epey kaygı azaltıyor.

Portal durumlarının çoğu, bir insanın kanaat oluşturmasıyla değil iş akışı kurallarıyla değişiyor. "Alındı" dosyanın ulaştığını gösteriyor. "Değerlendiriliyor" ya da "süreçte" genelde başvurunun aktif bir talebe taşındığı anlamına geliyor, ki bu çoğu zaman her başvuran için otomatik oluyor. Bazı sistemlerde karar verilene kadar durum hiç değişmiyor.

Yine de iki şey bilmeye değer.

Anında gelen ret çoğunlukla CV'nizle ilgili bir hüküm değil. Eleyici bir soru: çalışma izni, zorunlu bir sertifika, asgari maaş alanı, konum filtresi, askerlik durumu. Başvurudan dakikalar sonra ret aldıysanız deneyiminize değil, cevapladığınız eleme sorularına bakın.

Değişen bir durum az da olsa bilgi veriyor, hiç değişmeyen bir durum vermiyor. "Alındı"dan başka bir şeye geçip sonra haftalarca kıpırdamıyorsa pozisyon hâlâ canlı ve yavaş demek. Bir ay sonra hiçbir şey oynamadıysa talep dondurulmuş olabilir, ve bunu size e-postayla bildiren kimse olmayacak.

Portalı sürecin kaydı olarak görmeyin. Kendi takip tablonuzu tutun, ve önemli olan sütun sonraki aksiyon ile tarihi.

Ne zaman takip edilir

Zamanlama kuralları basit ve harfiyen uygulanmaya değer, çünkü erken olmak geç olmaktan kötü.

İlana başvurduktan sonra: yedi ile on iş günü bekleyin. İlanda son başvuru tarihi yazıyorsa, onun yerine kapanıştan bir hafta sonrasını bekleyin. Başvurudan iki gün sonra yazmak, işe alımın nasıl işlediğini düşünmediğinizi gösteriyor.

Ön görüşmeden sonra: size verdikleri süre, artı iki üç gün. Süre vermedilerse on iş günü.

Mülakattan sonra: teşekkür notunu bir gün içinde gönderin, sonra söyledikleri tarihe artı iki üç gün ekleyip bekleyin. Tarih söylenmediyse mülakatın sonunda sorun. O soru bedava ve bütün bu tahmin işini ortadan kaldırıyor.

Sözlü teklif geldi ama yazılı hiçbir şey yoksa: iki iş günü, ve doğrudan olun. Hızlı ve düz bir takibin tamamen yerinde olduğu tek durum bu.

Sürecin ortasındaki sessizlikte: on ile on dört iş günü aralıklarla, ve daha sık değil. Haftalık mesajlar baskı olarak okunuyor, ve baskı kötü bir ilk izlenim.

Pratik bir not daha: salıdan perşembe sabahına kadar düşen bir takip okunuyor. Cuma öğleden sonra okunmuyor.

Kime yazılır

Tercih sırasıyla.

İlanda adı geçen kişi. İlanda bir İK uzmanı ya da koordinatör adıyla yazılıysa, doğru adres her zaman odur.

Daha önce konuştuğunuz İK uzmanı. Herhangi bir görüşme yaptıysanız dosyanız o kişide. Yeni bir e-posta başlatmak yerine mevcut yazışmaya cevap verin, çünkü zincir bütün bağlamı taşıyor ve tanıdık bir yere düşüyor.

Bölüm müdürü, pozisyon onu makul bir güvenle tespit edebileceğiniz kadar küçükse ve ilanda kimse adıyla anılmıyorsa. Kısa tutun ve bunu süreci baypas etme girişimi değil, gerçek bir ilgi beyanı olarak kurun.

Genel bir kurumsal adres, en sona, çünkü genelde bir insana değil bir kuyruğa gidiyor. Elinizdeki tek adres oysa yine de yazın.

Bir insanı rahatsız edici olmadan bulmanın yolu: ilanın kendisi, şirketin departman sayfası, pozisyonu profesyonel bir ağda paylaşan kişi. Yayımlamamış insanların e-posta adreslerini tahmin etmeyin, ve kimsenin kişisel hesaplarına yazmayın. Sınır basit: iş için kullandıkları kanalları kullanın.

Kanal kuralları

Varsa mevcut e-posta zincirine cevap verin. Bu tek alışkanlık, takiplerin cevaplanma oranını yazabileceğiniz her şeyden daha fazla yükseltiyor.

Aynı gün iki kanal kullanmayın. Bir saat arayla giden e-posta ve LinkedIn mesajı kaygılı görünüyor. Birini seçin, bir hafta bekleyin, cevap yoksa diğerini deneyin.

İK uzmanına profesyonel bir ağdan yazmak kabul edilebilir, ortada e-posta adresi yoksa, ve e-postadan kısa olmalı: beş satır değil üç satır.

Telefon etmeyin, ilanda numara yayımlanmadıysa ya da o kişiyle daha önce konuşup sizi davet etmediyse. Türkiye'de "bir bilgi almak için aradım" alışkanlığı yaygın, ama beklenmedik bir arama karşınızdakinin işini bölüyor, ve insanları bölmek kendinizi tanıtmanın kötü bir yolu. İstisna: ilanda telefon numarası verilmişse arayabilirsiniz, ve o zaman da mesai saatinin ilk ya da son yarım saatini seçmeyin.

Sıranızı yukarı taşımak için portaldan tekrar başvurmayın. İşe yaramıyor, ve çoğu sistemde özensiz görünen bir mükerrer kayıt yaratıyor.

İyi bir takip mesajında ne var

Dört satır. Hepsi bu.

1. Hangi pozisyon ve ne zaman başvurduğunuz, varsa referans numarasıyla. 2. Tek cümlelik yeni ya da somut bir madde, CV'nizin tekrarı değil. 3. Net ve küçük bir soru: başvurular hâlâ değerlendiriliyor mu, paylaşabileceğiniz bir takvim var mı. 4. Talepkâr olmayan sıcak bir kapanış.

Cevap alan takibi almayandan ayıran şey ikinci satır. "Durumu öğrenmek istedim" okuyucuya cevap verecek hiçbir şey vermiyor. İlgili tek bir cümle, dosyayı açmak için bir sebep veriyor.

Şablon bir, başvurudan sonra:

Konu: Operasyon Koordinatörü başvurusu, ref 4192

>

Merhaba Ayşe Hanım,

>

4 Ağustos'ta Operasyon Koordinatörü pozisyonuna başvurmuştum, başvurunun ulaştığını teyit etmek istedim.

>

Başvurudan bu yana CV'mde bahsettiğim tedarikçi raporlama projesini tamamladım; aylık kapanış süresi dört günden bir güne indi. Faydalı olacaksa ayrıntıları paylaşabilirim.

>

Başvurular hâlâ değerlendiriliyor mu, paylaşabileceğiniz bir takvim var mı? Her hâlükârda ayırdığınız zaman için teşekkür ederim.

>

İyi çalışmalar, Emre Kaya

Şablon iki, sessizleşen bir ön görüşmeden sonra:

Merhaba Ayşe Hanım,

>

12'sindeki görüşme için tekrar teşekkür ederim. İlk mülakatların bu hafta planlanacağını söylemiştiniz, sürecin neresinde olduğumuzu öğrenmek istedim.

>

İlgim sürüyor, ve konuştuğumuz raporlama tarafı en çok girmek istediğim kısım.

>

Takvim kaydıysa beklemem sorun değil, haber verirseniz sevinirim.

Şablon üç, mülakattan sonra söylenen tarih geçtiyse:

Merhaba Ayşe Hanım,

>

3'ünde görüştüğümüzde geçen hafta sonuna kadar bir karar verileceğini söylemiştiniz, nazikçe hatırlatmak istedim.

>

Deniz Bey'in sorduğu tedarikçi verisi konusunu sonrasında biraz daha düşündüm; ilk ayı bugün olsa sistemlerden değil tanımlardan başlayarak kurgulardım. Faydalı olacaksa memnuniyetle anlatırım.

>

Bir gelişme var mı, ya da benden ihtiyacınız olan başka bir şey var mı?

Şablon dört, elinizde başka bir teklif varsa:

Merhaba Ayşe Hanım,

>

Size karşı şeffaf olmak istedim. Başka bir şirketten teklif aldım ve 15'i Cuma gününe kadar dönmem istendi.

>

Benim önceliğim bu pozisyon, o yüzden onlara cevap vermeden önce sizin bu süre içinde karara varmayı öngörüp öngörmediğinizi sormak istedim. Mümkün değilse de tamamen anlıyorum.

Sonuncusunda tehdit, abartı ve uydurma bir tarih olmadığına dikkat edin. Dürüst kullanıldığında kararı sıklıkla hızlandırıyor. Blöf olarak kullanıldığında ara sıra görülüyor, ve oradan geri dönüş yok.

İkinci satıra ne yazılır

Takip mesajının en zor kısmı, "yeni ya da somut bir madde" denen ikinci satır. İnsanların çoğu burada tıkanıyor ve "hâlâ çok ilgiliyim" yazıp geçiyor, ki bu yeni bir bilgi değil.

Meşru olarak yazabileceğiniz altı tür madde var.

Tamamlanmış bir iş. Başvurudan bu yana bitirdiğiniz somut bir şey. En güçlüsü bu, çünkü zamanın geçmesini sizin lehinize çeviriyor: "Başvurudan bu yana şu projeyi tamamladım."

Yeni bir belge. Bitirdiğiniz bir sertifika, geçtiğiniz bir sınav, aldığınız bir yetki. Tek cümle yeter.

İlanla ilgili yeni bir bağlantı. Şirketin yakın tarihli bir duyurusu, açtığı yeni bir hat, girdiği bir pazar; ve sizin bununla kesişen deneyiminiz. "Geçen hafta duyurduğunuz yeni depo operasyonunu gördüm; benzer bir geçişi şu ölçekte yönettim."

Görüşmede konuşulan bir konuya dair sonradan gelen düşünce. Yalnızca ön görüşme ya da mülakat yaptıysanız geçerli. Cevabınızı savunmak için değil, konuyu ilerletmek için: "Sorduğunuz veri sahipliği konusunu düşündüm, bugün olsa şöyle kurgulardım."

Uygunluğunuzdaki bir değişiklik. Başlama tarihiniz öne çekildiyse ya da bir kısıtınız kalktıysa, bu gerçek bir bilgi ve karşı taraf için yararlı.

Elinizdeki başka bir teklif. Yalnızca gerçekse, ve yalnızca gerçek bir tarih varsa. Kullanımı yukarıdaki dördüncü şablonda.

Bu altısından hiçbiri elinizde yoksa, muhtemelen henüz takip etme vaktiniz gelmemiş. Bir hafta daha bekleyin, ve o hafta içinde yukarıdakilerden biri oluşur.

Aynı şirkette başka bir pozisyon açılırsa

Sık yaşanan ve genelde yanlış yönetilen bir durum. Bir pozisyona başvurdunuz, ses yok, ve aynı şirket iki hafta sonra size daha uygun başka bir ilan açtı.

Yapılacak şey ikisini birden yapmak: yeni pozisyona normal yoldan başvurun, ve ilk başvurunuzun muhatabına tek satır yazın. İki başvuruyu birbirine bağlamak, ikisinin de tesadüfen kesişmesini beklemekten iyi.

Merhaba Ayşe Hanım,

>

Ağustos başında Operasyon Koordinatörü pozisyonuna başvurmuştum. Bugün açılan Tedarik Zinciri Uzmanı ilanını gördüm ve ona da başvurdum; geçmişim aslında ikincisine daha yakın duruyor, o yüzden haberiniz olsun istedim.

Yapılmaması gereken şey, ilk başvuruyu geri çekmek ya da "aslında diğerine bakmayın" demek. İki ayrı sürecin iki ayrı karar vericisi olabiliyor, ve ikisinde birden değerlendirilmenin size maliyeti yok.

Bir takibi ne bozar

Var olduğunuz için özür dilemek. "Rahatsız ettiğim için kusura bakmayın, çok yoğun olduğunuzu biliyorum." Okuyucuyu, rahatsız edici olduğunuz konusunda hemfikir olmaya davet ediyor.

Uydurma aciliyet. İcat edilmiş bir tarih kolayca sınanıyor ve geri alınamıyor.

Her şeyi yeniden eklemek. CV'niz ellerinde. Tekrar eklemek, kaybettiklerini düşündüğünüzü ima ediyor ve mesajı cevaplanması daha ağır hâle getiriyor.

İçeriksiz hatırlatma. Tek başına "bir gelişme var mı?" Bütün işi okuyucuya yıkıyor.

Mülakata hiç girmemiş bir başvuru için geri bildirim istemek. Verilecek bir şey yok: kimse ayrıntılı bir kanaat oluşturmadı. Geri bildirim talebi mülakattan sonra makul, öncesinde değil.

Retle tartışmak. Ara sıra tek bir kısa ve zarif cevaba değer. İki tanesine asla.

Aynı anda birkaç kişiyi kopyalamak. Baskı gibi görünüyor ve kimsenin cevap verme sorumluluğu hissetmemesine yol açıyor.

Kaç kez, ve nasıl bırakılır

İki takip. Sonra durun.

Birincisi yukarıdaki. İkincisi, on ile on dört gün sonra, daha kısa ve döngüyü temiz kapatan:

Merhaba Ayşe Hanım,

>

Gelen kutunuzu meşgul etmek istemem, bu yüzden bu konudaki son notum. Operasyon Koordinatörü pozisyonuna ilgim sürüyor; süreç ilerlerse ya da ileride benzer bir pozisyon açılırsa haber almaktan memnuniyet duyarım.

>

Başvurumu değerlendirdiğiniz için teşekkür ederim.

Bu mesaj aynı anda üç iş yapıyor. Kovalama hissini ortadan kaldırıyor, kapıyı açık bırakıyor, ve akılda kalıyor. Sonuncusu sanılandan önemli, çünkü pozisyonlar yeniden açılıyor ve kısa listeler dağılıyor.

Bundan sonra takip tablonuzda kapalı olarak işaretleyin ve enerjiyi bir sonrakine verin. Zamanını ölmüş başvuruları kovalayarak geçiren bir arama, yeni başvuru üretmeyi bırakmış bir aramadır.

Hiç cevap gelmezse

Bu çok olacak, ve sebebini net söylemekte fayda var.

Pozisyonlar içeriden dolduruluyor, bütçeler donduruluyor, talebi açan müdür ayrılıyor, altı yüz kişi başvuruyor ve ekibin on iki kişiye dönecek vakti oluyor. Türkiye'de olumsuz dönüş yapmama alışkanlığı ayrıca yaygın: birçok şirket yalnızca olumlu adaylara dönüyor. Döngüyü hiç kapatmayan şirketler sizin hakkınızda bir şey söylemiyor; bozuk bir süreçleri var ve bunun bir yaptırımı yok.

Tek gerçek savunma dolu bir boru hattı. Dört süreç canlıysa birinin sessizleşmesi bir aksaklık. Tek süreç canlıysa kriz. İş arama stratejisi yazısının aynı anda birkaç görüşmeyi canlı tutmayı savunmasının büyük sebebi bu.

Geri bildirim istemek, ne zaman değer

Mülakattan sonra, kısa ve somut bir talep ara sıra gerçek bir şey üretiyor:

Bilgilendirdiğiniz için teşekkür ederim. Vaktiniz olursa, hangi konuda eksik kaldığımı düşündüğünüzü öğrenmek benim için gerçekten faydalı olurdu. Elbette bir zorunluluk değil.

Bunu işler kılan iki şey: cevaplanmasını kolaylaştırmak, ve içinde en ufak bir itiraz tonu olmadan sormak. Cevap gelmezse bu normal; birçok şirket ayrıntılı geri bildirim vermemeyi kabalıktan değil, kurumsal politikadan dolayı tercih ediyor.

Mülakata girilmemiş bir başvurudan sonra bu adımı atlayın. Karşınızdakinden bir sebep uydurmasını istemiş olursunuz.

Türkiye'de dikkat edilecekler

Hitap ve ton. İlk temasta "Merhaba" ve "Bey/Hanım" güvenli. Karşı taraf yalnızca adıyla imzalıyorsa bir sonraki mesajda siz de öyle devam edebilirsiniz, ama samimiyeti başlatan taraf siz olmayın.

Portal etiketlerine güvenmeyin. Kariyer portallarındaki "görüntülendi", "değerlendiriliyor" ve "havuza alındı" etiketleri çoğunlukla otomatik. "Havuza alındı" pratikte "bu pozisyon için devam etmiyorsunuz" demek oluyor, ama nezaketen böyle yazılıyor. Kendi tablonuz esas kaydınız olsun.

Bayram ve tatil dönemleri süreci uzatıyor. Ramazan ve Kurban Bayramı haftaları, temmuz ve ağustos, ve yılbaşı arifesi belirgin biçimde yavaş. O dönemlere denk gelen her bekleme süresine bir hafta ekleyin.

İşe alım firması aradaysa doğrudan şirkete yazmayın. Danışmanı atlamak, ileride yine ihtiyacınız olacak bir ilişkiyi bozuyor, ve danışmanın elinde sizde olmayan bilgi var.

KVKK kapsamında hakkınız var. Başvuru verinizin ne kadar süre saklandığını sorabilir, silinmesini talep edebilirsiniz. İkisi de olağan taleplerdir ve kimseyi rahatsız etmez.

Piyasa küçük. Uzmanlık alanlarının çoğunda herkes eninde sonunda herkesle konuşuyor. Zarif bir kapanış bir yatırımdır: bu çeyrek sizi işe alamayan kişi, gelecek yıl işe alan kişi olabiliyor.

Sık sorulanlar

Takip etmeden önce ne kadar beklemeliyim? Başvurudan sonra yedi ile on iş günü, ilanda kapanış tarihi varsa ondan bir hafta sonra.

Takip etmek rahatsız edici mi? İyi yazılmış tek bir takip değil. Üç tanesi öyle. Fark, eylemin kendisinde değil, içerikte ve aralıkta.

Takip gerçekten işe yarıyor mu? Bazen, ve nadiren ikna sayesinde. Birileri yığına bakarken denk geldiğinde ve somut bir şey eklediğinde işe yarıyor. Zaten makul bir aday olmayan biri için hiç işe yaramıyor.

İlanda "aramayın" yazıyorsa takip edeyim mi? Hayır. Açık bir talimata uymak, sizin hakkınızda başlı başına bilgidir.

Portal "olumsuz" diyor ama İK beni aradı, hangisi doğru? İnsana güvenin. Portal durumları sıklıkla senkron değil.

Üç ay önceki bir başvuruyu takip edebilir miyim? Takip olarak hayır. İlan hâlâ açıksa, güncellenmiş bir CV ile yeni bir başvuru olarak evet.

Bölüm müdürüne bağlantı isteği göndereyim mi? Tek satırlık bir notla gönderilen bağlantı isteği kabul edilebilir. Ardından uzun bir sunum gelen bağlantı isteği değil.

"Her hâlükârda dönüş yapacağız" dediler ve dönmediler, tekrar yazayım mı? Kısa ve sakin tek bir not. Sonra tablonuzda kapatın ve yolunuza devam edin.

Kısa hâli

Sessizlik genelde hüküm değil kuyruk, ve portal durumu bir kanaat değil bir iş akışı kuralı. Yedi ile on iş günü bekleyin, sonra adı geçen kişiye, mevcut e-posta zincirinde, içinde gerçek bir madde ve küçük bir soru olan dört satır yazın. En fazla iki kez takip edin, ikincisini zarifçe kapatın, ve tablonuzda bitti olarak işaretleyin. Sonra enerjiyi huninin üstüne verin, çünkü teklif üreten başvurular genelde henüz göndermediğiniz olanlar.

CvLaunch, takibin üstünde çalışacağı malzemeyi belirleyen kısma yardım ediyor: CV'nizin o ilana göre nasıl okunduğunu gösteriyor, böylece peşine düştüğünüz başvuru en baştan peşine düşülmeye değer oluyor.