İlan Olmadan İş Başvurusu: Kime, Ne Zaman, Hangi Kanaldan

İlansız başvuru, iş ilanı vermemiş bir şirkete gönderdiğiniz başvurudur. Bu konudaki tavsiyelerin neredeyse tamamı aslında yazı yazma tavsiyesidir, ki o kolay kısımdır. Zor kısımları kimse anlatmaz: hangi şirketler bu emeğe değer, mektup tam olarak hangi insana gitmeli, hangi anda, hangi kanaldan ve gönder tuşuna bastıktan sonraki üç haftada ne yaparsınız.

Bu yazı onunla ilgili. Mektubun kendisini, yapısını, girişini, uzunluğunu arıyorsanız o ön yazı nasıl yazılır yazısında; işlenmiş tam örnekler ise ön yazı örnekleri yazısında. Burada yazabildiğinizi ama nereye nişan alacağınızı bilmediğinizi varsayıyoruz.

İlansız başvuru aslında nedir

Aynı isimle anılan iki şey var ve bunlar aynı şey değil.

Birincisi toplu gönderim: 200 şirket, tek mektup, "özgeçmişimi havuzunuzda değerlendirmenizi rica ederim". Bunun dönüş oranı sıfıra yakındır ve harcanan emek hiçbir şeye dönüşmez. Bu bir strateji değil, 200 kez alınmış bir piyango biletidir.

İkincisi hedefli yaklaşım: bir sebeple seçtiğiniz 20 ila 30 kurum, her biri adıyla bilinen bir kişiye yazılmış, her mektubun içinde o kuruma özel somut bir şey var. Bu ikincisi, iki haftanızı vermeye değecek kadar sık işe yarıyor ve işe yaramasının sebebi sizin sempatikliğiniz değil.

Sebep maliyet. İlan vermek pahalıdır. Ciddi bir ilan demek görev tanımı, üst onayı, ilan sitesi ya da danışmanlık ücreti, sonra da birinin okumak zorunda olduğu 80 ila 400 başvuru demek. İhtiyacı büyüyen ama kadrosu onaylanmamış bir yönetici, bütçesi olmayan bir problemi taşıyor demektir. O anda gelen makul bir insan, ona cömertlik yapmıyor; bir ayını kurtarıyor.

Yani ilansız başvuru bir iyilik talebi değildir. Bir işe alım problemini ucuza çözme teklifidir. Aşağıdaki her şey bundan çıkıyor.

Nerede işe yarar, nerede yaramaz

Bir haftanızı harcamadan önce hedef konusunda dürüst olun.

İyi çalıştığı yer: kabaca 10 ila 250 kişilik kurumlar; yani işin yapılmasına ihtiyaç duyan kişi ile pozisyonu yaratma yetkisine sahip kişinin aynı kişi olduğu yerler. Ajanslarda, stüdyolarda, mali müşavirlik ve hukuk bürolarında, atölyelerde, kliniklerde, aile şirketlerinde, büyüyen teknik ekiplerde ve bölüm müdürüne e-postayla ulaşılabilen her yerde çalışır. Türkiye'de bunun çok geniş bir karşılığı var: organize sanayi bölgelerindeki üretici firmalar, ihracata yeni başlamış KOBİ'ler, şubeleşen zincirler, yazılım ve e-ticaret şirketleri.

Kötü çalıştığı yer: resmi kadro süreci olan büyük holdingler ve bankalar. Orada hiçbir yönetici kendi başına pozisyon yaratamaz ve "aday havuzuna katıl" formu tam olarak, istenmeden gelen başvuruları kimsenin aramadığı bir veri tabanına yönlendirmek için vardır. Yine kamu kurumlarında da işlemez, çünkü kadro ilanı hukuken zorunludur; oradaki yol sınav ve ilan takvimidir.

Bilmeye değer iki istisna. Birincisi, sürekli işe alım yapan bazı büyük şirketlerin gerçekten taranan bir aday havuzu vardır; kayıt olmak beş dakika sürer ve yapılabilir, ama adını doğru koyun: bu bir başvuru değil, bir kuyruğa girmedir. İkincisi, üç ila altı ay önce benzer bir ilan vermiş şirket, elinizdeki en iyi hedeftir: ihtiyaç vardı, süreci yaşadılar ve ya alınan kişi tutmadı ya da ekip o günden beri büyüdü.

Yirmi şirketi seçmek

Listenin kalitesi her şeye karar veriyor. 20 ila 30 kurum hedefleyin ve bilinçli kurun.

İşe unvanla değil, yaptığınız işin somut tarifiyle başlayın. "30 kişilik bir şirketin işini yürüttüğü raporlamayı kurar ve ayakta tutarım" bir tariftir. "Veri analisti" bir unvandır ve unvanlar şirketten şirkete kayar. Tarif size hangi kurumların bu problemi yaşayacak kadar büyük, ama henüz çözmemiş olacak kadar küçük olduğunu söyler.

Sonra şirketleri listeden değil sinyalden bulun:

• Yakın zamanda komşu bir pozisyon için ilan vermişler. İkinci yazılımcıyı arayan ekibin çoğu zaman test edecek birine ihtiyacı vardır. İkinci muhasebeciyi arayan büro, ön muhasebeye ihtiyaç duyabilir.
• İş yaratan bir şey duyurmuşlar: yeni tesis, yeni ihale, yeni ürün hattı, ihracata başlama, yatırım turu, satın alma, yeni şube. Yerel gazeteler, sektör dergileri, ticaret odası bültenleri ve şirketin kendi LinkedIn sayfası bunu bedava veriyor.
• Görünür biri ayrılmış. Ayrılıklar LinkedIn'de ve "ekibimiz" sayfasının değişmesinde görünür.
• Sizin çözdüğünüz bir konuda gözle görülür şekilde zorlanıyorlar. Rezervasyon sistemi olmayan bir restoran, ürün sayfalarında teknik özellik yazmayan bir üretici, telefonu sürekli meşgul çalan bir klinik.
• İkinci derece çevrenizdeler. Tanıdığınız birinin orada tanıdığı biri var. Türkiye'de bu maddenin ağırlığı diğerlerinin toplamından fazla; bir saat ayırıp bulmaya değer. Burada dürüst olalım: referansla başvurmak torpil değildir, tanıdık üzerinden gelen aday için işveren de risk aldığından, sonuçta işi yapabildiğinizi göstermek yine size düşer. Kendinizi bulunur kılmanın mekaniği LinkedIn profilini optimize etme yazısında.

Basit bir tablo tutun: şirket, kişi, kişinin görevi, neden onlar, fark ettiğiniz sinyal, gönderim tarihi, takip tarihi, sonuç. Bu bürokrasi tiyatrosu değil. Bu tablo olmadan ikinci haftada kontrolü kaybedersiniz; ya takip etmeyi unutursunuz ya da aynı kişiye iki kez yazarsınız.

Mektubun gitmesi gereken tek kişiyi bulmak

Mektubunuzun okunup okunmayacağını belirleyen adım budur ve çoğu insan burayı atlar.

Problemin sahibine yazın, insan kaynaklarına değil. İK açık pozisyonları yönetir; pozisyon yaratamaz. Yaratabilecek kişi, sizin yöneticiniz olacak kişidir. Ön muhasebe için mali işler müdürü ya da patron. Atölye işi için usta başı veya üretim müdürü. Küçük şirketlerde çok sık olarak kurucunun kendisi; ve kurucular kendi e-postalarını okur.

İsmini bulun. Şirketin kurumsal sitesindeki ekip sayfası, LinkedIn, basın bülteninde konuşan müdür, bloglarındaki yazar adı, ticaret sicil kaydındaki yetkili, kapıdaki tabela. Şirket yeterince küçükse telefon işe yarar: santrali arayıp "üretimden sorumlu kişiye bir şey göndermek istiyorum, kimin adına yazmalıyım" diye sorun. Bu normal bir sorudur ve insanlar cevaplar.

E-postasını bulun. Çoğu şirket herkes için tek bir kalıp kullanır: ad.soyad@, adsoyad@, abaskisi@. Kalıbı, sitedeki herhangi bir yayımlanmış adresten, basın iletişiminden ya da faturalarda geçen adresten çıkarabilirsiniz. Yanlış tahmin ederseniz geri döner, size hiçbir şeye mal olmaz ve diğer kalıbı denemeniz gerektiğini söyler.

İsmi gerçekten bulamıyorsanız boşluğa değil göreve yazın. Genel adrese giden "Üretim Müdürünün dikkatine" başlıklı bir mektup, "Sayın Yetkili"den iyidir, çünkü santral onu yönlendirebilir.

Kaçınılacak tek şey: aynı şirkette aynı gün üç kişiye aynı mesajı göndermek. Birbirleriyle konuşuyorlar ve bu, hedefli yaklaşımı tek hamlede toplu gönderime çeviriyor.

Zamanlama

Zamanlama bu sürecin en ucuz avantajı, çünkü neredeyse kimse düşünmüyor.

Sinyale göre zamanlama, takvime göre zamanlamayı yener. En iyi an bir sinyalin ardından geçen bir ila üç hafta: yatırım haberi, yeni ihale, ayrılık, komşu pozisyon ilanı. Fazla beklerseniz ya çözmüş olurlar ya da resmi süreci başlatmışlardır; o noktada yine yığının içindesiniz.

Hafta içinde pazartesi sabahından kaçının, gelen kutusu duvar gibidir; cuma öğleden sonrasından da kaçının, o saatte hiçbir karar alınmaz. Salı ile perşembe arası, sabah erken saat, gösterişsiz ama güvenilirdir.

Yıl içinde Türkiye'de belirgin iki ölü dönem var: Ocak ayının ilk haftaları bütçe ve zam süreçleriyle geçtiği için yönetici dikkati dağınıktır, temmuz sonu ve ağustos ise izin yoğunluğu nedeniyle boşalır. Ramazan ve Kurban Bayramı haftaları da öyle. Buna karşılık eylül başı ve ocak sonu, bütçesi açılmış ve kadrosu tazelenmiş yöneticilerin en açık olduğu iki dönem. Yine de "ölü" dönemde yazmanın hafife alınan bir avantajı var: gelen kutusunda rekabet çok azdır ve okuyan kişinin vakti vardır.

Öğrenciyseniz veya belirli bir tarihte müsait olacaksanız, bittikten sonraki hafta değil, müsait olmanızdan sekiz ila on iki hafta önce yazın. Erken işe alanlar, aylardır bunu düşünen kişilerdir.

Kanal

Kanalları, mesajın harekete geçebilecek bir insan tarafından okunma ihtimaline göre sıralayalım.

Adıyla bilinen bir kişiye doğrudan e-posta. Farkla en güçlü kanal ve yukarıdaki araştırmayı hak eden tek kanal. Konu satırı küçük ama önemli bir karar: kendinizi değil işi adlandırın. "Raporlama ve veri düzeni, temmuzdan itibaren müsaidim" hem "İş Başvurusu"nu hem de "Özgeçmiş" başlığını yener.

LinkedIn mesajı. İkinci sırada, özellikle ortak bağlantınız varsa. E-postadan çok daha kısa tutun, üç dört cümle, ve ilk mesaja CV eklemeyin; teklif edin. Notlu bağlantı isteğinin okunma ihtimali, soğuk mesajdan yüksektir.

Elden başvuru. Türkiye'de hâlâ ana kanal olduğu alanlar var: perakende, kafe ve restoran, kuaför, atölye, tamirhane, otel, organize sanayideki üretim firmaları. Yoğun saatte değil, ara saatte gidin, müdürü adıyla isteyin, tek sayfa bırakın, tek cümle söyleyin, çıkın. Bunu bozan iki şey: en yoğun saatte gitmek ve ne istediğinizi bilmeden gitmek.

Kargo veya posta. Çoğu sektörde geride kaldı, ama birkaçında hâlâ ilgi çekici: küçük üreticiler, bazı meslek büroları, kamu kurumlarına yapılan resmi yazışmalar. Sektör kâğıt üzerinde çalışıyorsa basılı bir dosya tuhaflık değil, ayırt edici olur.

Şirketin "özgeçmişinizi bize gönderin" formu. Sadece doğrudan başvuruya ek olarak kullanın, onun yerine asla. Kimsenin okumadığını varsayın.

Mektupta, normalinden farklı olarak ne olmak zorunda

Gerçekten farklı olan tek bir şey var, ama bütün oyun o.

Bir ilana cevap verdiğinizde işveren görev tanımını çoktan yazmıştır ve sizin mektubunuz ona uyduğunuzu savunur. İlansız yazdığınızda görev tanımı yoktur, dolayısıyla onu siz sağlamak zorundasınız. Yani mektubunuz, yapmayı teklif ettiğiniz işi gözde canlanacak kadar somut biçimde adlandırmalı. "Katkı sağlayabileceğim herhangi bir pozisyon" değil. "Şu anda mali işler müdürünün üstüne kalan ay sonu kapanışının bir kısmı" ya da "ürün sayfalarınızın teknik özellik yazan hali" gibi bir şey.

Okuyan sizi o cümleden yargılayacak. O cümleyi yazamıyorsanız hedefi doğru seçmemişsiniz demektir ve mektubun geri kalanındaki hiçbir cila bunu kurtarmaz.

İki destekleyici nokta. İlana cevaptan kısa tutun, 200 kelime civarı, çünkü birinin gününü bölüyorsunuz. Ve isteğinizi küçük ve somut yapın: "açık pozisyonunuz var mı" değil, ki bu soru "yok" cevabını davet eder; "yirmi dakikalık bir görüşme faydalı olur mu" ya da "ilkbaharda birini alacaksanız o konuşmanın içinde olabilir miyim". Sıfat yerine kanıtla konuşmanın yolu her yerde aynı, başarıları sayılarla anlatma yazısında duruyor. CV'niz inceyse deneyimsiz ön yazı bunun nasıl çerçeveleneceğini anlatıyor.

Yirmi dakikalık araştırma: söyleyecek bir şeyi nasıl bulursunuz

Mektubu güçlü yapan tek cümlenin, teklif ettiğiniz işi adlandıran cümle olduğunu söyledik. Sorun şu ki o cümle şirketi tanımadan yazılamıyor. Şirket başına yirmi dakika yeterli ve şu sırayla bakarsanız neredeyse her seferinde bir şey çıkıyor.

Beş dakika: ne satıyorlar, kime. Kurumsal sitedeki "hakkımızda" değil, ürün ya da hizmet sayfaları. Fiyat var mı, teknik özellik var mı, müşteri kim, bayi mi son kullanıcı mı, ihracat yapıyorlar mı.

Beş dakika: son altı ayda ne oldu. LinkedIn şirket sayfası gönderileri, yerel gazete, ticaret odası bülteni, sektör dergisi, varsa ihale ve tedarikçi duyuruları. Aradığınız şey büyüme, taşınma, yeni hat, yeni müşteri, yeni ülke.

Beş dakika: ekip nasıl duruyor. LinkedIn'de şirkette çalışan kişilere bakın. Kaç kişi var, hangi unvanlar var, hangi unvan hiç yok. Sizin yapacağınız işi kimse yapmıyorsa ya ihtiyaç yok ya da o iş birinin üstüne yıkılmış durumda; ikincisi sizin fırsatınız.

Beş dakika: müşteri gözüyle bir tur. Sitelerinden bir şey satın almaya çalışın, iletişim formunu doldurun, telefonlarını arayın, Google yorumlarını okuyun. Kırık olan şey genelde beş dakikada görünür.

Bu turdan çıkan tek bir gözlem, mektubun üçüncü cümlesini yazmanıza yeter.

Örnek: gönderilebilir bir ilansız e-posta

Konu: Ön muhasebe ve cari takip, eylülden itibaren müsaidim

>

Sayın Kaan Erdoğan,

>

İlan vermediğinizi biliyorum, o yüzden kısa tutuyorum. Geçen ay ikinci depoyu açtığınızı LinkedIn'den gördüm; genelde bu, fatura ve cari hesap işinin bir anda ikiye katlandığı andır.

>

İki yıldır 90 kişilik bir restoranda çalışıyorum, son dokuz aydır günlük kasa mutabakatını ve haftada yaklaşık 30 tedarikçi faturasının irsaliyeyle kontrolünü ben yapıyorum. Geçen kış beş aydır çift geçen bir düzenli ödemeyi bulmuştum, 32.000 TL civarıydı. Logo Go ön muhasebe eğitimini kendi imkânımla tamamladım.

>

Şu an bir pozisyon açmayı düşünmüyor olabilirsiniz. Yine de, ikinci deponun evrak tarafı sizi zorluyorsa yirmi dakikalık bir görüşme ikimiz için de faydalı olabilir. CV'mi ekledim.

>

Saygılarımla, Tolga Reisoğlu

Ne yapıyor: ilk cümle, ilan olmadığını bildiğini söyleyerek karşı tarafın kafasındaki soruyu kapatıyor. İkinci cümle bir sinyale dayanıyor, yani mektubun bu şirkete yazıldığını kanıtlıyor. Üçüncü paragraf küçük ve somut bir istek yapıyor, "açık pozisyonunuz var mı" diye sormuyor. Tamamı 150 kelimenin altında.

Rahatsız etmeden takip

İlansız yaklaşımların çoğu sessizce ölür ve çoğu aday bu sessizliğe hiçbir şey yapmayarak cevap verir. Takip etmek kabalık değildir. Kötü zamanlanmış ya da içi boş takip kabalıktır.

Birinci takip: yedi ila on iş günü sonra. Kendi mesajınıza cevap verin ki zincir bozulmasın. Üç cümle, sitem yok ve bir yeni şey: o günden beri işleriyle ilgili fark ettiğiniz bir şey, bitirdiğiniz bir çalışma, müsaitlik durumunuzdaki bir güncelleme. O yeni şey, mesajı dürtükleme olmaktan çıkarıp mesaj yapan şeydir.

İkinci takip: birincinin üstünden üç dört hafta sonra. Sadece gerçekten eklenecek bir şeyiniz varsa. Bu mesaj döngüyü açıkça kapatmalı: burada bırakacağınızı, bir şey değişirse haber almaktan memnun olacağınızı söyleyin. Temiz bitirmek sizi iyi anlamda akılda bırakır ve şaşırtıcı biçimde en çok cevap alan mesaj çoğu zaman budur.

Sonra durun. İki takip tavandır. Üçüncüsü sizi ısrarcıdan probleme dönüştürür ve aynı kişi bir yıl sonra alım yapıyor olabilir.

Hayır alırsanız tek bir soru sorun. "Bu işe ihtiyacı olabilecek başka birini tanıyor musunuz" bu sürecin en yüksek getirili cümlesi. Sizi alamayan yönetici çoğu zaman alabilecek iki kişi tanıyor ve bir isim vermek ona hiçbir şeye mal olmuyor.

Görüşmeye evet alırsanız bunu mülakat olarak ele alın, çünkü öyle; ikiniz de buna "bir kahve içelim" deseniz bile. Hazırlanacak bir görev tanımı yok, o yüzden mektupta adlandırdığınız probleme karşı hazırlanın. Gerisi iş görüşmesi hazırlık rehberi yazısında; sonrasında ise mülakat sonrası teşekkür maili burada resmi bir mülakattan sonrakinden daha çok iş görür, çünkü sizi görünür tutacak bir süreç yok.

Bunu bir kampanya gibi yürütmek

Aritmetiği baştan görmek iyi olur. Adıyla bilinen alıcılara gönderilmiş, gerçekten takip edilmiş, iyi kurulmuş 25 hedefli yaklaşımda dörtte bir ile altıda bir arası bir dönüş oranı makul bir beklenti ve bu dönüşlerin çoğu kibar "hayır" olacak. Bundan iki üç görüşme, birkaç ay içinde de bir gerçek fırsat çıkabilir. Bu fena bir oran değil, ama sadece 25 gönderirseniz; 4 gönderirseniz değil.

Yani bunu bir seri olarak ele alın. İlk haftayı listeyi kurmaya ve kişileri araştırmaya ayırın. Beşerli gruplar hâlinde gönderin ki işlemeyeni düzeltebilesiniz, düzeltirken de tek seferde tek şeyi değiştirin. Takipleri gönderdiğiniz gün ajandaya yazın. İlk gönderimden sonuca kadar tüm döngünün altı ila sekiz hafta süreceğini varsayın; bu süreç, hâlâ çalışırken ya da hâlâ okurken başlatmanın neden bu kadar değerli olduğunu açıklıyor.

Listeyi de saklayın. Altı ay sonra o liste ısınmış bir listedir ve "mart ayında yazışmıştık, burada bırakacağımı söylemiştim, ekibiniz o günden beri büyümüş" cümlesi, bir yabancıya yazabileceğiniz her şeyden güçlüdür.

Sık sorulanlar

İlansız e-postaya CV ekler miyim? E-postaya evet, PDF olarak. LinkedIn mesajına hayır, teklif edin. Dosya adını da düzgün verin, çünkü haftalarca birinin masaüstünde durabilir.

İlan vermediklerini bildiğimi yazmalı mıyım? Evet, ilk cümlede ve kısaca. Kafanızın karışık olmadığını gösterir ve karşı tarafın "acaba bir ilanı mı kaçırdım" diye düşünmesini engeller.

Beni az önce reddeden şirkete ilansız yazmanın anlamı var mı? Aynı pozisyon için genelde yok, hemen ardından hiç yok. Ama son aşamaya kaldıysanız ve gerekçe yetkinlik değil uyum idiyse, altı ay sonra o süreci hatırlatan bir mesaj meşrudur ve çoğu zaman hoş karşılanır.

Mektup ne kadar uzun olmalı? 200 kelime civarı, ilana cevaptan kısa. Size teklif edilmemiş bir dikkati istiyorsunuz.

KVKK açısından dikkat etmem gereken bir şey var mı? Özgeçmişinizi kendiniz gönderdiğinizde verinin işlenmesine siz izin vermiş olursunuz, ama kapanışa "kişisel verilerimin başvuru süreci kapsamında işlenmesine onay veriyorum" gibi tek cümle eklemek kurumsal olmayan yerlerde işi kolaylaştırır. Karşı taraftan da verinizin ne kadar saklanacağını sormanız hakkınızdır.

ATS ilansız başvurumu yutar mı? Portal formundan gönderirseniz büyük ihtimalle kimsenin aramadığı bir veri tabanına düşer. Bir insana e-postayla gönderdiğinizde araya hiçbir sistem girmez. Eleme katmanının genel resmi ATS nedir, nasıl çalışır yazısında.

Şirket "sitemizden başvurun" diye cevap verirse? Hemen yapın ve cevabınızda yaptığınızı söyleyin. Bu cevap çoğu zaman başınızdan savma değil, gerçek bir sinyaldir: kişi kendi sürecini atlayamıyor demektir, ilgisiz olduğu anlamına gelmez.

Kısa hâli

Adını koyabileceğiniz sebeplerle 25 kurum seçin. Her birinde problemin sahibi olan tek bir insanı bulun. İstediğiniz pozisyonu değil, yapmayı teklif ettiğiniz işi anlatan 200 kelime yazın. Bir şey yeni değiştiğinde gönderin. İki kez takip edin, her seferinde bir şey ekleyin, sonra temiz bir şekilde bırakın. Her "hayır"dan bir isim isteyin.

CvLaunch, bununla giden CV'yi toparlayabilir ve teklif ettiğiniz işin türüne göre nasıl okunduğunu kontrol edebilir; böylece merakla e-postanızı açan kişi, on dakikasını daha vermeye değer bir şey bulur.