Initiativbewerbung: an wen, wann und über welchen Weg

Eine Initiativbewerbung geht an ein Unternehmen, das keine Stelle ausgeschrieben hat. Fast alle Ratgeber dazu erklären das Schreiben, und das Schreiben ist der einfache Teil. Die schwierigen Teile behandelt kaum jemand: welche Unternehmen den Aufwand lohnen, welcher einzelne Mensch die Bewerbung bekommen soll, zu welchem Zeitpunkt, über welchen Kanal, und was Sie in den drei Wochen nach dem Absenden tun.

Darum geht es hier. Wenn Sie den Brief selbst suchen, Aufbau, Einstieg, Länge, dann steht das in Anschreiben schreiben, und ausgearbeitete Briefe finden Sie in den Anschreiben Beispielen. Hier setzen wir voraus, dass Sie schreiben können und nicht wissen, wohin Sie zielen sollen.

Warum die Initiativbewerbung im deutschsprachigen Raum funktioniert

Zuerst ein Punkt, der diesen Markt von anderen unterscheidet. Die Initiativbewerbung ist hier eine anerkannte, eingeübte Gattung. Personalabteilungen kennen das Wort, viele Unternehmen haben dafür einen eigenen Bereich auf der Karriereseite, und niemand hält Sie für dreist, weil Sie sich ungefragt melden. In vielen anderen Märkten muss man diese Form erst erklären. Hier nicht.

Der zweite Grund ist wirtschaftlich. Eine Stelle auszuschreiben ist teuer. Eine ernsthafte Anzeige bedeutet Stellenbeschreibung, Freigabe, Kosten für Jobbörse oder Personalberatung, und danach zwischen 80 und 400 Bewerbungen, die jemand lesen muss. Eine Führungskraft mit wachsendem Bedarf, aber ohne freigegebenen Headcount, trägt ein Problem ohne Budget. Wenn genau in diesem Moment eine plausible Person im Postfach auftaucht, ist das keine Großzügigkeit ihr gegenüber, sondern spart ihr einen Monat.

Dazu kommt der deutsche Mittelstand: Zehntausende Unternehmen zwischen 20 und 250 Beschäftigten, in denen die Person, die die Arbeit braucht, auch die Person ist, die die Stelle schaffen darf. Genau dort wirkt die Initiativbewerbung.

Eine Initiativbewerbung ist also keine Bitte um einen Gefallen. Sie ist das Angebot, ein Einstellungsproblem billig zu lösen. Alles Weitere folgt daraus.

Wo es funktioniert und wo nicht

Seien Sie ehrlich zum Ziel, bevor Sie eine Woche investieren.

Gut funktioniert es bei Organisationen mit ungefähr 10 bis 250 Beschäftigten: Handwerksbetriebe, Agenturen, Kanzleien, Steuerbüros, Praxen, Ingenieurbüros, Familienunternehmen, produzierende Mittelständler, wachsende technische Teams. Es funktioniert in Branchen mit dauerhaftem Fachkräftemangel, in denen die Führungskraft ständigen Bedarf hat. Und es funktioniert überdurchschnittlich gut bei Ausbildungsplätzen und dualen Studienplätzen, weil viele Betriebe zwar ausbilden dürfen, das Ausschreiben aber Jahr für Jahr aufschieben.

Schlecht funktioniert es bei Konzernen mit formalem Stellenplan. Dort kann keine Führungskraft eine Stelle erfinden, und das Bewerberportal existiert genau dazu, unaufgeforderte Zuschriften in eine Datenbank zu leiten, in der niemand sucht. Es funktioniert ebenso schlecht im öffentlichen Dienst, wo Stellen aus Rechtsgründen ausgeschrieben werden müssen; dort ist der Weg die Ausschreibung selbst.

Zwei Sonderfälle. Erstens: Manche Großunternehmen führen tatsächlich einen Talentpool, in dem Recruiter suchen, meist in Branchen mit ständigem Bedarf. Die Registrierung kostet fünf Minuten und lohnt sich, aber nennen Sie es beim Namen: das ist ein Losschein, keine Bewerbung. Zweitens: Ein Unternehmen, das vor drei bis sechs Monaten eine ähnliche Stelle ausgeschrieben hat, ist das beste Ziel überhaupt. Der Bedarf war da, der Prozess ist gelaufen, und entweder hat die Besetzung nicht gehalten oder das Team ist seitdem gewachsen.

Die zwanzig Unternehmen auswählen

Die Qualität Ihrer Liste entscheidet alles. Zielen Sie auf 20 bis 30 Organisationen, bewusst zusammengestellt.

Beginnen Sie mit einer konkreten Beschreibung Ihrer Arbeit, nicht mit einer Berufsbezeichnung. "Ich baue und pflege das Berichtswesen, mit dem ein Betrieb von 30 Leuten arbeitet" ist eine Beschreibung. "Datenanalyst" ist ein Titel, und Titel verschieben sich von Haus zu Haus. Die Beschreibung sagt Ihnen, welche Betriebe groß genug für dieses Problem und klein genug sind, es noch nicht gelöst zu haben.

Suchen Sie Unternehmen dann über Signale statt über Listen:

• Sie haben kürzlich eine benachbarte Stelle ausgeschrieben. Ein Team, das den zweiten Entwickler sucht, braucht oft jemanden für Tests. Eine Kanzlei, die die zweite Fachkraft sucht, braucht vielleicht eine Assistenz.
• Sie haben etwas angekündigt, das Arbeit erzeugt: neue Halle, neuer Auftrag, neue Produktlinie, Finanzierungsrunde, Übernahme, Exportmarkt, größere Förderung. Lokalpresse, Branchendienste, IHK- und Handwerkskammer-Mitteilungen und die eigene LinkedIn-Seite liefern das kostenlos.
• Jemand Sichtbares ist gegangen. Abgänge sieht man auf LinkedIn und daran, dass sich die Teamseite ändert.
• Sie kämpfen sichtbar mit etwas, das Sie beheben. Ein Betrieb ohne Onlineterminbuchung, ein Hersteller ohne technische Daten auf den Produktseiten, eine Praxis, deren Telefon immer besetzt ist.
• Sie liegen in Ihrem zweiten Netzwerkkreis. Jemand, den Sie kennen, kennt jemanden dort. Dieser Punkt verändert Ihre Antwortquote stärker als alles andere auf dieser Liste. Wie Sie selbst auffindbar werden, steht in LinkedIn Profil optimieren; im deutschsprachigen Raum lohnt daneben ein gepflegtes Xing-Profil weiterhin, vor allem im Mittelstand.

Führen Sie eine schlichte Tabelle: Unternehmen, Person, Funktion, warum diese, welches Signal, Versanddatum, Datum des Nachfassens, Ergebnis. Das ist keine Bürokratie zum Selbstzweck. Ohne Tabelle verlieren Sie in Woche zwei den Überblick und fassen entweder nicht oder doppelt nach.

Die eine Person finden, die es bekommen soll

Dieser Schritt entscheidet, ob Ihr Schreiben gelesen wird, und die meisten überspringen ihn.

Schreiben Sie an die Person, der das Problem gehört, nicht an die Personalabteilung. Die Personalabteilung verwaltet Vakanzen, sie kann keine schaffen. Schaffen kann sie, wer Ihre Führungskraft wäre. Bei einer Stelle in der Buchhaltung ist das die kaufmännische Leitung oder der Inhaber. In der Werkstatt der Meister. In kleinen Betrieben sehr oft die Geschäftsführung selbst, und Geschäftsführer lesen ihre Mails.

Finden Sie den Namen. Teamseite, Impressum, LinkedIn, die zitierte Person in der Pressemitteilung, der Autorenname im Firmenblog, das Schild an der Tür. Das Impressum ist im deutschsprachigen Raum ein unterschätztes Werkzeug: Geschäftsführung und Verantwortliche stehen dort gesetzlich verpflichtend. Ist der Betrieb klein genug, funktioniert das Telefon: Rufen Sie an und fragen Sie, an wen Sie eine Initiativbewerbung für den Bereich X adressieren sollen. Das ist eine normale Frage, und sie wird beantwortet.

Der Anruf vorab ist hier üblicher als anderswo. In DACH gilt ein kurzer telefonischer Kontakt vor der Initiativbewerbung nicht als aufdringlich, sondern als aufmerksam. Zwei Minuten, ein Satz zu Ihrem Anliegen, eine Frage: an wen darf ich es schicken, und ist das Thema überhaupt aktuell. Wer danach schreibt, kann in der Betreffzeile auf das Gespräch verweisen, und dieses Schreiben landet oben.

Finden Sie die Adresse. Die meisten Häuser nutzen ein Muster: vorname.nachname@, v.nachname@, nachname@. Das Muster lässt sich fast immer aus einer veröffentlichten Adresse ableiten. Raten Sie falsch, kommt eine Unzustellbarkeitsmeldung zurück, was Sie nichts kostet.

Eine Sache sollten Sie lassen: dieselbe Nachricht am selben Tag an drei Personen im selben Unternehmen. Die reden miteinander, und aus einer gezielten Ansprache wird in einem Zug eine Massensendung.

Der Zeitpunkt

Das Timing ist der billigste Vorteil im ganzen Verfahren, weil fast niemand darüber nachdenkt.

Signalgesteuert schlägt kalendergesteuert. Der beste Moment liegt ein bis drei Wochen nach einem Signal: die Meldung über den neuen Auftrag, der Abgang, die benachbarte Anzeige. Warten Sie zu lange, ist das Problem entweder gelöst oder der formale Prozess läuft, und Sie sind wieder im Stapel.

Innerhalb der Woche meiden Sie Montagvormittag, wenn das Postfach eine Wand ist, und Freitagnachmittag, wenn nichts mehr entschieden wird. Dienstag bis Donnerstag, früh am Morgen, ist unspektakulär und zuverlässig.

Innerhalb des Jahres gibt es im deutschsprachigen Raum klare Muster. Anfang Januar sind Budgets neu freigegeben und die Einstellungsbereitschaft hoch, ebenso im September nach den Sommerferien. Tote Zeiten sind die Wochen zwischen Weihnachten und Dreikönig sowie der Kern der Sommerferien, der je nach Bundesland verschoben liegt. Für Ausbildungsplätze gilt ein eigener Takt: die meisten Betriebe besetzen für den Start im August oder September und beginnen ein Jahr vorher, im Herbst. Wer sich im Februar initiativ bewirbt, ist für den kommenden Sommer oft spät und für den übernächsten sehr früh.

Wenn Sie ein festes Verfügbarkeitsdatum haben, schreiben Sie acht bis zwölf Wochen vorher, nicht in der Woche danach.

Der Kanal

Sortiert danach, wie wahrscheinlich die Nachricht von jemandem gelesen wird, der handeln kann.

E-Mail an eine namentlich bekannte Person. Mit Abstand der stärkste Kanal, und der einzige, der die Recherche oben rechtfertigt. Die Betreffzeile ist eine kleine Entscheidung mit Wirkung: benennen Sie die Sache, nicht sich selbst. "Initiativbewerbung Buchhaltung, verfügbar ab September" schlägt "Bewerbung".

Nachricht auf LinkedIn oder Xing. Zweitbeste Wahl, besonders bei gemeinsamen Kontakten. Deutlich kürzer als eine Mail, drei bis vier Sätze, und hängen Sie an die erste Nachricht keine Unterlagen an, sondern bieten Sie sie an.

Post. Im deutschsprachigen Raum weniger tot als anderswo. Bei kleinen Handwerks- und Produktionsbetrieben, bei manchen Kanzleien und Praxen und bei öffentlichen Einrichtungen kommt eine ordentliche Bewerbungsmappe auf Papier gut an. Wenn die Branche auf Papier läuft, ist ein gedruckter Brief kein Kuriosum, sondern ein Unterschied.

Persönlich. Im Handwerk, in der Gastronomie und im Einzelhandel ist das kein Notbehelf, sondern der Hauptweg. Kommen Sie außerhalb der Stoßzeit, fragen Sie nach dem Chef mit Namen, geben Sie eine Mappe ab, sagen Sie einen Satz, gehen Sie wieder.

Das Formular "Initiativbewerbung" auf der Karriereseite. Nutzen Sie es nur zusätzlich zur direkten Ansprache, nie stattdessen.

Was in dem Schreiben stehen muss, das sonst nicht darin steht

Nur eine Sache ist wirklich anders, aber sie entscheidet alles.

Wenn Sie auf eine Anzeige antworten, hat der Arbeitgeber die Stellenbeschreibung bereits geschrieben, und Ihr Brief argumentiert, dass Sie passen. Bei einer Initiativbewerbung gibt es keine Stellenbeschreibung, also müssen Sie sie liefern. Ihr Schreiben muss die Arbeit, die Sie vorschlagen, so konkret benennen, dass man sie sich vorstellen kann. Nicht "eine Position, in der ich mich einbringen kann", sondern etwa "den Teil des Monatsabschlusses, der derzeit bei der kaufmännischen Leitung liegt" oder "die Version Ihrer Produktseiten, auf der technische Daten stehen".

An diesem Satz werden Sie gemessen. Wenn Sie ihn nicht schreiben können, haben Sie das Ziel nicht richtig gewählt, und keine Politur an anderer Stelle rettet den Brief.

Zwei Ergänzungen. Halten Sie das Schreiben kürzer als eine Antwort auf eine Anzeige, etwa 200 Wörter, denn Sie unterbrechen jemanden. Und machen Sie die Bitte klein und konkret: nicht "haben Sie offene Stellen", was die Antwort "nein" einlädt, sondern "wäre ein Gespräch von zwanzig Minuten hilfreich" oder "falls Sie im Frühjahr jemanden einstellen, darf ich Teil dieser Überlegung sein". Wie man mit Belegen statt mit Adjektiven argumentiert, steht in Erfolge mit Zahlen. Ist Ihr Lebenslauf dünn, behandelt das Anschreiben ohne Berufserfahrung die Rahmung.

Die Unterlagen. Anders als in vielen Märkten erwartet man hier die vollständige Mappe, auch initiativ: Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse, alles in einer einzigen PDF-Datei unter 5 MB, mit einem sinnvollen Dateinamen. Und wenn die Anzeige fehlt, gibt es auch niemanden, der nach Eintrittstermin fragt, also nennen Sie ihn selbst.

Beispiel: eine versendbare Initiativbewerbung

Betreff: Initiativbewerbung Buchhaltung, verfügbar ab September

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Sehr geehrter Herr Erdmann,

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Sie haben derzeit nichts ausgeschrieben, deshalb fasse ich mich kurz. Ich habe gesehen, dass Sie im Juli das zweite Lager in Betrieb genommen haben; das ist erfahrungsgemäß der Moment, in dem sich die Zahl der Eingangsrechnungen verdoppelt.

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Ich arbeite seit zwei Jahren im Service eines Restaurants mit 90 Plätzen und mache seit neun Monaten zusätzlich den täglichen Kassenabschluss sowie die Prüfung von rund 30 Lieferantenrechnungen pro Woche gegen die Lieferscheine. Im letzten Winter habe ich einen seit fünf Monaten doppelt laufenden Dauerauftrag gefunden, gut 1.800 Euro. Den Lehrgang Finanzbuchführung habe ich in Eigeninitiative abgeschlossen.

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Vielleicht planen Sie gerade keine Einstellung. Falls der Papierkram des zweiten Lagers Sie jedoch beschäftigt, wäre ein Gespräch von zwanzig Minuten für uns beide womöglich nützlich. Unterlagen im Anhang, verfügbar bin ich ab dem 1. September.

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Mit freundlichen Grüßen Tomas Reiner

Was der Brief tut: Der erste Satz nimmt die Frage vorweg, ob der Leser eine Anzeige übersehen hat. Der zweite stützt sich auf ein Signal und beweist damit, dass dieser Brief an dieses Unternehmen geschrieben wurde. Der letzte Absatz stellt eine kleine, konkrete Bitte und fragt nicht nach offenen Stellen. Insgesamt unter 170 Wörter.

Nachfassen, ohne lästig zu werden

Die meisten Initiativbewerbungen scheitern lautlos, und die meisten Bewerber antworten auf die Stille mit gar nichts. Nachfassen ist nicht unhöflich. Schlecht getimtes oder inhaltsleeres Nachfassen ist es.

Erstes Nachfassen: nach sieben bis zehn Arbeitstagen. Antworten Sie auf Ihre eigene Mail, damit der Verlauf erhalten bleibt. Drei Sätze, kein Vorwurf, und eine neue Information: etwas, das Ihnen inzwischen an ihrem Geschäft aufgefallen ist, eine abgeschlossene Arbeit, eine Änderung Ihrer Verfügbarkeit. Diese neue Information macht daraus eine Nachricht statt eines Anstupsers.

Zweites Nachfassen: drei bis vier Wochen nach dem ersten. Nur wenn Sie wirklich etwas hinzuzufügen haben. Schließen Sie hier offen ab: Sie belassen es dabei und freuen sich, wenn sich etwas ändert. Sauber abzuschließen bleibt im guten Sinne in Erinnerung, und erstaunlich oft ist es genau diese Nachricht, die beantwortet wird.

Dann hören Sie auf. Zwei Mal ist die Obergrenze. Beim dritten Mal werden Sie vom Hartnäckigen zum Problem, und dieselbe Person stellt vielleicht in einem Jahr ein.

Bei einer Absage stellen Sie eine Frage. "Fällt Ihnen jemand ein, der so etwas gerade braucht?" ist der ertragreichste Satz im ganzen Prozess. Wer Sie nicht einstellen kann, kennt oft zwei Leute, die es könnten, und ein Name kostet nichts.

Bei einer Zusage zum Gespräch behandeln Sie es als Vorstellungsgespräch, denn das ist es, auch wenn beide Seiten es einen Kaffee nennen. Es gibt keine Stellenbeschreibung, gegen die Sie sich vorbereiten könnten, also bereiten Sie sich gegen das Problem vor, das Sie im Brief benannt haben. Den Rest deckt die Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch ab, und danach leistet eine kurze Dankesmail hier mehr als nach einem formellen Gespräch, weil kein Prozess Sie sichtbar hält.

Als Kampagne führen

Rechnen Sie früh nach. Bei einer gut gebauten Liste von 25 gezielten Ansprachen mit namentlichen Empfängern und echtem Nachfassen ist eine Rücklaufquote im Bereich von einer aus vier bis einer aus sechs eine vernünftige Erwartung, und die meisten dieser Antworten werden höfliche Absagen sein. Daraus werden vielleicht zwei oder drei Gespräche und über einige Monate eine echte Gelegenheit. Das sind gute Chancen, aber nur, wenn Sie 25 schicken und nicht 4.

Behandeln Sie es also als Serie. Verwenden Sie die erste Woche auf die Liste und die Personenrecherche. Verschicken Sie in Fünferblöcken, damit Sie nachsteuern können, und ändern Sie dabei immer nur eine Sache. Tragen Sie den Nachfasstermin am Versandtag in den Kalender. Rechnen Sie mit sechs bis acht Wochen vom ersten Versand bis zum Ergebnis, weshalb es so viel wert ist, damit zu beginnen, solange Sie noch in Arbeit oder in der Ausbildung sind.

Und heben Sie die Liste auf. Ein halbes Jahr später ist sie eine warme Liste, und "wir hatten im März Kontakt, ich hatte es dabei belassen, Ihr Team ist seitdem gewachsen" ist ein weit stärkerer Einstieg als alles, was man einem Fremden schreiben kann.

Häufige Fragen

Hänge ich meine Unterlagen an eine initiative E-Mail an? Ja, als eine einzige PDF. Bei einer LinkedIn- oder Xing-Nachricht nicht, dort bieten Sie sie an.

Soll ich erwähnen, dass ich weiß, dass nichts ausgeschrieben ist? Ja, kurz, im ersten Satz. Es zeigt, dass Sie den Überblick haben, und nimmt dem Leser die Frage, ob er eine Anzeige übersehen hat.

Nenne ich eine Gehaltsvorstellung, obwohl es keine Anzeige gibt? Im ersten Schreiben nicht. Ohne Stellenzuschnitt gibt es keine Grundlage dafür, und eine früh genannte Zahl schneidet Ihnen den Verhandlungsraum ab. Den Eintrittstermin dagegen nennen Sie, weil ihn sonst niemand erfragt.

Lohnt sich eine Initiativbewerbung bei einem Unternehmen, das mich gerade abgelehnt hat? Für dieselbe Stelle in der Regel nicht und sofort schon gar nicht. Kamen Sie aber in eine späte Runde und lag es an der Passung statt am Können, ist eine Nachricht ein halbes Jahr später legitim und oft willkommen.

Wie lang soll das Schreiben sein? Rund 200 Wörter, kürzer als eine Antwort auf eine Anzeige. Sie bitten um Aufmerksamkeit, die Ihnen niemand angeboten hat.

Frisst das Bewerbermanagementsystem meine Initiativbewerbung? Über ein Portalformular landet sie sehr wahrscheinlich in einer Datenbank, in der niemand sucht. Per E-Mail an einen Menschen ist überhaupt kein System beteiligt. Wie diese Vorauswahl technisch funktioniert, steht in was ein Bewerbermanagementsystem ist.

Was, wenn man mich bittet, über die Karriereseite einzureichen? Tun Sie es sofort und schreiben Sie in Ihrer Antwort, dass Sie es getan haben. Diese Bitte ist meist ein echtes Signal und keine Abfuhr: die Person kann ihren Prozess nicht umgehen, das heißt nicht, dass sie kein Interesse hat.

Kurzfassung

Wählen Sie 25 Unternehmen aus Gründen, die Sie benennen können. Finden Sie in jedem den einen Menschen, dem das Problem gehört. Schreiben Sie 200 Wörter, die die Arbeit beschreiben, die Sie vorschlagen, nicht die Stelle, die Sie hätten. Schicken Sie, wenn sich gerade etwas geändert hat. Fassen Sie zweimal nach, jedes Mal mit etwas Neuem, und schließen Sie dann sauber ab. Fragen Sie jede Absage nach einem Namen.

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