¿Tu currículum debe ir en PDF o en Word?

PDF o Word es una de las pocas cuestiones del currículum con una respuesta corta y defendible, y aun así se sigue discutiendo, porque los consejos de ambos bandos llevan una década desactualizados.

La versión corta: envía un PDF basado en texto salvo que la oferta o la consultora pidan Word. Eso cubre la inmensa mayoría de las candidaturas. El resto del artículo explica por qué, cuándo aplica la excepción y qué problemas de archivo cuestan entrevistas de verdad.

Por qué el PDF es la opción por defecto

Tres razones, por orden de importancia.

Se ve igual en todas partes. Un documento de Word se recompone en el equipo de quien lo recibe según sus tipografías, su versión de Word y su configuración de página. Tus dos páginas cuidadas se convierten en dos y media, un encabezado se queda solo al pie y tu columna de fechas se descoloca. Un PDF es fijo. Lo que exportaste es lo que abren.

Nadie puede editarlo sin querer. Los documentos de Word recogen pulsaciones accidentales y, peor aún, arrastran control de cambios y comentarios si no los aceptaste. Enviar un currículum con un comentario visible de un amigo que dice "yo quitaría este trabajo" es algo que pasa de verdad.

Se analiza de forma fiable. Esto fue una preocupación real hace unos quince años y hace mucho que no lo es. Los PDF basados en texto se leen correctamente en los sistemas habituales, como se explica en qué es un ATS.

Hay una cuarta razón menor: un archivo de Word arrastra metadatos, entre ellos el autor del documento, el nombre de empresa de la licencia con la que se creó y a veces el historial de edición. Rara vez importa y de vez en cuando resulta incómodo.

Cuándo Word es realmente lo correcto

Tres casos, que conviene tomarse en serio en lugar de discutirlos.

Cuando la oferta o el portal lo piden. Sigue la instrucción. No hay ninguna ventaja en demostrar criterio propio sobre formatos de archivo en la fase de candidatura.

Cuando lo pide una consultora de selección. Es el caso legítimo más frecuente. Las consultoras suelen rehacer los currículums con su propia plantilla antes de enviarlos al cliente, quitando tus datos de contacto para que el cliente no te aborde directamente. Necesitan un archivo editable para eso, y darles un PDF genera un trabajo que a veces acaba en una versión peor, retecleada con prisas.

Cuando un sistema interno exige .doc o .docx. Algunos portales corporativos antiguos todavía lo hacen. Es raro, pero entonces la subida rechaza cualquier otra cosa.

Fuera de estos tres casos, PDF.

Tipos de archivo que evitar

Un PDF que en realidad es un escaneo o una foto. Lo peor que puedes enviar. No contiene texto alguno, así que se analiza como un registro vacío, y una persona sin nombre ni teléfono en la base de datos es inalcanzable. Si solo tienes tu currículum impreso, retéclealo en lugar de escanearlo.

Un archivo exportado como arte plano desde una herramienta de diseño. Mismo problema, otra causa. Algunas configuraciones convierten todo el texto en trazados, que se ve idéntico en pantalla y contiene cero texto legible. Comprueba siempre seleccionando el texto.

Pages, ODT y otros formatos nativos. No porque sean malos, sino porque quien lo reciba puede no poder abrirlos. Exporta a PDF desde lo que uses.

Enlaces compartidos de documentos en la nube. Un enlace no es un adjunto. Puede pedir inicio de sesión, romperse, tener permisos mal puestos y no entra como archivo en el sistema de la empresa. Descarga y adjunta.

Cualquier cosa comprimida. Un ZIP con tu currículum añade un paso y de vez en cuando activa un filtro de correo.

Archivos muy grandes. Un currículum debe estar bastante por debajo de 1 MB. Si el tuyo pesa 8 MB, lleva dentro una foto sin comprimir. Algunos portales rechazan archivos que superan un límite, y una subida rechazada a las once de la noche es como se abandonan las candidaturas.

Comprobar que la exportación funcionó

Dos minutos, y detecta los fallos que importan.

Abre el PDF e intenta seleccionar tu propio nombre con el cursor. Si el texto se resalta, tienes un PDF basado en texto. Si no se selecciona nada, tienes una imagen y hay que rehacerlo.

Copia todo el texto y pégalo en un editor de texto plano. Lee lo que sale. Es aproximadamente lo que ve un analizador, y a la vez destapa problemas de columnas, encabezados perdidos y datos de contacto caídos. La prueba completa está en los formatos que rompen el ATS.

Comprueba el número de páginas. A veces la exportación añade una página en blanco al final, normalmente por una marca de párrafo suelta. Parece descuidado y no se ve hasta que miras.

Ábrelo en el móvil. Buena parte de los primeros vistazos ocurre ya en el teléfono, y ahí se hace evidente una maquetación apretada o un texto gris claro.

Cómo exportar bien

Desde Word: usa Guardar como o Exportar y elige PDF, en lugar de imprimir a PDF, que en algunos equipos rasteriza la página. Si hay una opción de estructura del documento o etiquetas de accesibilidad, déjala activada.

Desde editores en la nube: Archivo, Descargar, Documento PDF. Produce un archivo limpio y basado en texto.

Desde Pages o LibreOffice: exporta a PDF en lugar de guardar en el formato nativo, y comprueba después que el texto se selecciona.

Desde una herramienta de diseño: asegúrate de que el texto se exporta como texto y no como trazados, y usa una resolución razonable.

Un ajuste que conviene conocer: PDF/A es un formato de archivo que algunos sistemas piden. Para el análisis no supone problema y solo lo necesitas si te lo piden.

Cómo llamar al archivo

Una cosa pequeña que no cuesta nada y ayuda a una persona real.

Usa un patrón claro y previsible: `nombre-apellido-cv.pdf`. Si aplicas a un puesto concreto y quieres ser útil, `nombre-apellido-cv-marketing.pdf` también funciona.

Evita espacios, tildes y marcas de versión. Quien descarga cuarenta archivos en una carpeta acaba con treinta llamados `CV.pdf` y el tuyo no debería ser uno de ellos. Y `Ana García CV final v3 (2).pdf` dice algo sobre tu proceso que no pretendías decir.

El nombre del archivo no afecta al análisis, así que esto es puramente para la persona. Con eso basta.

Un contenido, dos archivos

El montaje práctico que resuelve casi todo esto.

Mantén tu currículum en un único documento maestro editable. Exporta un PDF desde él para cada candidatura. Cuando una consultora pida Word, envía el maestro.

El error a evitar es mantener dos documentos separados que se van distanciando. Seis meses después tu versión de Word tiene el cargo actualizado y el PDF no, y envías el que encuentres primero. Una fuente, exportada según haga falta.

Si mantienes versiones distintas para mercados o idiomas, distínguelas en el nombre del archivo y no en tu memoria.

Correo frente a portal

Dos contextos con reglas ligeramente distintas.

Al subir a un portal, respeta los formatos admitidos, mantén el archivo pequeño y revisa la vista previa analizada si el sistema te la muestra. Esa pantalla es la información más útil de todo el proceso y la mayoría de candidatos la pasa de largo.

Al enviar por correo directo, adjunta el PDF en lugar de pegar el currículum en el cuerpo del mensaje, que pierde todo el formato. Escribe una nota breve en el cuerpo, nombra bien el archivo y comprueba que el adjunto está realmente adjunto antes de enviar, que sigue siendo uno de los autogoles más comunes.

No envíes a la vez el PDF y el Word del mismo currículum. La mayoría de sistemas sobrescriben el primero o guardan uno que nunca se abre, y cualquier diferencia pequeña entre ambos se lee como descuido.

Por qué persiste el consejo antiguo

Merece un párrafo, porque entender de dónde viene "no envíes nunca un PDF" explica por qué todavía se oye.

A finales de los 2000 y principios de los 2010 el análisis era realmente peor y el soporte de PDF realmente irregular. Algunos sistemas de aquella época leían bien Word y mal los PDF, así que el consejo de enviar .doc era correcto entonces. Se escribió, se repitió y nunca se revisó.

Dos cosas cambiaron. Los analizadores mejoraron mucho y el PDF pasó a ser la salida por defecto de todos los programas, lo que obligó a los proveedores a soportarlo. Hoy la dirección se ha invertido, y las peticiones de Word que quedan vienen de consultoras que quieren editar, no de sistemas que no pueden leer.

Es un buen ejemplo del patrón más amplio que trata los mitos sobre el ATS: mucho consejo tajante sobre currículums fue exacto una vez y caducó sin que nadie lo anunciara.

Trampas específicas de Word

Si envías Word porque te lo han pedido, comprueba cuatro cosas antes.

Control de cambios y comentarios. Desactiva el control, acepta todos los cambios y borra cada comentario. Luego vuelve a mirar, porque Word a veces muestra una vista limpia de un documento que sigue conteniendo marcas.

Propiedades del documento. Archivo, Información, Propiedades muestra el autor y la empresa. Si empezaste desde una plantilla o el archivo de otra persona, ese campo puede decir algo inesperado.

Tipografías poco comunes. Si quien lo recibe no tiene tu tipografía, el documento se recompone. Quédate con fuentes muy instaladas al enviar Word, uno de los pocos contextos donde la elección tipográfica sí importa, como se ve en tipografía y diseño del currículum.

Modo de compatibilidad. Los documentos creados en versiones muy antiguas a veces se abren así y se muestran distinto. Guarda una copia nueva como .docx antes de enviar.

Una lista antes de darle a enviar

Seis puntos, unos tres minutos en total, y cubren casi todos los fallos a nivel de archivo.

El texto del PDF se puede seleccionar. El archivo pesa menos de 1 MB. El nombre es tu nombre más "cv", sin espacios ni números de versión. No hay página en blanco al final. Se abre bien en el móvil. Y el adjunto está realmente adjunto al correo.

Lo último no es una broma. Está entre los errores más comunes de las candidaturas y produce un correo de seguimiento que empieza con una disculpa justo cuando querías parecer organizado.

Preguntas frecuentes

¿El PDF es realmente seguro para los ATS?

Sí, para PDF basados en texto, y lo es desde hace muchos años. El único PDF que falla es el que no contiene texto.

La oferta no dice el formato. ¿Qué envío?

PDF. Es la opción segura por defecto y conserva tu maquetación para quien lo lea.

¿Debo proteger el archivo con contraseña?

No. Un archivo protegido no se puede analizar y crea fricción justo cuando no la quieres.

¿Importa el tamaño del archivo?

En los extremos, sí. Mantenlo por debajo de 1 MB. Los archivos grandes vienen de fotos sin comprimir.

¿Puedo enviar un enlace en lugar del archivo?

Solo además, nunca en lugar de. Un enlace puede no abrirse y no entra como documento en el sistema de la empresa.

¿Y el archivo que tengo subido en un portal de empleo?

Las mismas reglas, con un añadido: acuérdate de actualizarlo. Un archivo subido hace año y medio y olvidado es la versión que las empresas ven de verdad.

Confirma que tu archivo exportado se puede leer

El único problema de archivo con un coste total es un PDF que no contiene texto, porque produce un registro vacío del que no hay vuelta atrás. CvLaunch lee tu archivo y te muestra lo que se ha extraído, lo que te dice de inmediato si tu exportación funcionó y si tu nombre, tus fechas y tus datos de contacto sobrevivieron. Tarda unos segundos, es gratis y no requiere registro.

Qué pasa con tu archivo después de subirlo

Una nota breve, porque aclara varias de las decisiones anteriores.

El archivo que subes se convierte en dos cosas: una ficha analizada y un adjunto original almacenado. La ficha es lo que se busca y lo que rellena las columnas de la vista de lista. El original es lo que se abre cuando alguien decide mirar. Tu decisión de formato sirve por tanto a los dos públicos a la vez: el PDF conserva el original para la persona, y que sea texto mantiene la ficha llena.

Esto explica también por qué subir un segundo archivo a la misma candidatura no ayuda. El sistema suele sobrescribir el primero o guardar el segundo como un adjunto que nadie abre. Dos versiones no crean dos fichas, solo dejan sin aclarar cuál es la vigente.

Por último, tu archivo se queda ahí. Si te presentas a la misma empresa seis meses después, el archivo antiguo sigue en tu registro y quien selecciona puede ver los dos a la vez. Es un motivo práctico para mantener las versiones coherentes.

¿Cuánto puede pesar la foto del currículum?

Una foto tipo carné no debería superar unos pocos cientos de kilobytes. Una imagen insertada directamente desde el móvil trae varios megabytes consigo y es la causa más frecuente de archivos desproporcionados. Redimensiona la imagen al tamaño real de visualización antes de insertarla, en lugar de encogerla dentro del documento.